Innlevering av avhandlingen
Ansvar: Kandidat (4 uker før disputas)
Aktør: Sekretær for doktorgradsutvalget
Pressemeldingsskjema
Ansvar: Ferdig fra kandidat 4 uker før disputas
Aktør: Sekretær for doktorgradsutvalget, kandidat og informasjonssjef
Levering av avhandling til trykking
Ansvar: Direktørens stab (3 uker før disputas)
Aktør: Informasjonsavdeling
Utsendelse av skriftlig invitasjoner/program og mottakelse på norsk og engelsk
Ansvar: Direktørens stab (Sendes via Nettskjema til alle ansatte, phd-studenter,utvalgte eksterne fagmiljø og institusjoner tre uker før disputas)
Aktør: EUV-konsulent
Utlegging av avhandling til offentlig gjennomsyn
Ansvar: Direktørens stab (2 uker før disputas i bibliotek og studentservice)
Aktør: Informasjonsavdeling/Trykkeriet
Intern kunngjøring av disputas på hjemmeside og i e-post
Ansvar: Direktørens stab (2 uker før disputas)
Aktør: Informasjonsavdeling
Info: Sentralbordet informeres spesielt
Utsending av pressemelding
Ansvar: Direktørens stab (3-5 dager før disputas)
Aktør: Informasjonsavdeling
Annonsering i lokalavisa
Ansvar: Direktørens stab (To dager før disputas)
Aktør: Informasjonsavdeling
Flagging (handelsflagg)
Ansvar: Direktørens stab (på disputasdagen)
Aktør: Informasjonsavdeling og tekniker
Klargjøring av lokalet - normalt brukes auditorium A-1.025
Ansvar: Direktørens stab (Dagen før disputas)
Aktør: EUV-konsulent og fellesadministrasjonen
Huskeliste:
Bestille rom
Bærbar PC (+ eventuelt ekstra skjerm til komiteen)
Duk (nærarkivet innpakket) - husk rensing etter 10 gangers bruk!
Blomster
Vann og glass
Stol til kandidaten
Avhandlingen og program (kunngjøring) legges ut
Blomster til kandidaten
Oppstiling av rommet - se oppstillingskart
Reserver første benkerad
Bestilling av blomster
Ansvar: Direktørens stab (1-2 uker før disputas)
Aktør: EUV-konsulent
Husk: Oppsats til disputaslokalet og bukett til kandiadaten
Bestilling av lunsj til veiledere, komité, rektor, dekan, direktør og leder i doktorgradsutvalget
Ansvar: Direktørens stab (2 uker før disputas)
Aktør: Kantinen og EUV-konsulent
Info: Glassburet (8-10 personer)
Bestille mottakelse med tapas og drikke etter disputas for ansatte og doktorgradsstudenter i kantina
Ansvar: Direktørens stab (2 uker før disputas)
Aktør: Kantinen og EUV-konsulent
Info: 30-50 personer (Blomster deles ut til kandidaten)
Utstilling i monter i gangen 1. etasje
Ansvar: Biblioteket (En uke før disputas)
Underskrift skjema (Examination result form og Godkjenning fra oppnevnt bedømmelseskomite)
Ansvar: Sekretæren i doktorgradsutvalget (Etter disputas)
Sekretæren sender Examination result- skjema til administrator
Kreering i høgskolestyret
Ansvar: Sekretæren i doktorgradsutvalget (Etter disputas)