Prosjektstøtte og finansiering
På denne siden finner du informasjon om hvordan du kan søke om finansiering til ditt prosjekt, og de forskjellige stegene i prosessen fra søknad til avslutning av prosjekt.
All forskningsaktivitet som finansieres eksternt skal organiseres som prosjekter med egne avtaler, budsjett og regnskap.
Kom i gang med en søknad
Finn en utlysning du vil søke på
Før du starter på søknaden
Økonomisk starthjelp
Svaret har kommet
Tilsagn og prosjektgjennomføring
Tilsagn - hva nå?
Varsle riktige instanser, ansvar og inngåelse av avtaler og kontrakter
Prosjektgjennomføring
Prosjektleders ansvar, regnskap og økonomi
Avslutning av prosjekt
Rapportering, regnskap og sluttfaktura, avslutt prosjektet i SIKT og REK
Før du starter søknaden
Forankring med dekan
- Avklar med dekan om det er tid og rom for å søke om midler til prosjektet, skriv en kort begrunnelse for prosjektets faglige interesse.
- Bruk av ressurser og eventuell egenfinansiering (egeninnsats) skal være avklart med dekan.
- Hovedregelen for eksternfinansierte prosjekter er at alle kostnader skal dekkes, men noen finansieringskilder krever at det skal være egeninnsats.
Egeninnsats er kun aktuelt for bidragsprosjekt og aktiviteten skal være av faglig interesse. Det vil si aktivitet styret kan godtgjøre at styrker fagutviklingen internt ved Høgskolen i Molde og er forankret i vår strategi. Vi ser helst at direkte kostnader blir dekt så langt det lar seg gjøre, og at det er indirekte timer som eventuelt blir egeninnsats.
- Lønns/personalkostnader (direkte kostnader, inkludert sosiale utgifter som feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift)
- Indirekte kostnader (for å dekke det som er nødvendig for den generelle driften av høgskolen som feks IT-infrastruktur, kontorplass og lignende).
Når det gjelder oppdragsprosjekt, har vi ikke lov til å gå inn med egeninnsats. Dette har sin bakgrunn i EØS-regelverket om konkurransevridende statsstøtte.
Involver økonomikontoret snart som mulig
Vi kan hjelpe med:
- Beregning av lønns-/personalkostnader (beregne timepris og lignende
- Indirekte kostnader
- Budsjettmaler
Støtteordninger som kan dekke kostnader ved utvikling av prosjekter og søknader
Interne støtteordninger
- Forskningsfondet ved Høgskolen i Molde
- Samarbeidsmidler for Avdeling HS
Rådgivning
Rollefordeling og progresjon
Klare ansvarsområder: Definer tidlig hvem som skal lede skrivearbeidet av søknaden. Definer også tydelig hvem som er ansvarlig for hvilke deler av søknaden.
Samarbeid og kommunikasjon: opprett regelmessige møter, gjerne korte statusmøter, for å diskutere fremdrift og utfordringer. Gi konkrete og tydelige oppgaver med tidsfrister for å sikre god fremdrift. God kommunikasjon er nøkkelen til et vellykket samarbeid. Ikke vær redd for å lede og delegere, de fleste liker tydelige oppgaver i en skriveprosess.
Kvalitetssikring: Inkluder tid for gjennomgang og revidering av søknaden før innsending. Dette kan bidra til å identifisere og rette opp eventuelle feil eller mangler før innsending.
Tilbakemelding: Be om tilbakemelding fra kolleger eller andre kontakter. Eksterne synspunkter kan gi verdifulle innspill og forbedringer. Bruk gjerne forskningsadministrasjonen.
Klart og tydelig språk
Et tydelig og forståelig språk er viktig i alle søknader. Unngå fagspesifikk sjargong som kan være vanskelig for andre å forstå. Det er ofte ikke eksperter innen ditt felt som vurderer søknaden, så det er viktig at det er forståelig utenfor fagområdet.
Et tips er å la noen som ikke er i samme fagfelt til å lese gjennom søknaden din. Her kan forskningsadministrasjonen være behjelpelig med å lese over søknaden og komme med innspill.
Om du ønsker å forbedre din skrivekompetanse i norsk, kan du ta online-kurset Den gylne pennen – et e-læringskurs i klarspråk fra DIFI (lenke til dfo.no)
Mål og delmål
Tydelige mål og delmål er viktig for å la leser forstå hva prosjektet planlegger å utføre. Korte mål der man heller utdyper lenger ned i teksten kan være nyttig for at ikke det viktige budskapet drukner i tekst. Det er lett at mål kan bli for vage og åpne, les de gjerne høyt for en kollega for å vurdere om målene er tydelig nok.
Illustrasjoner av hva prosjektet skal gjøre kan være nyttig for raskt å la leseren forstå prosjektet. Arbeidspakker kan for eksempel legges inn i illustrasjonen, eventuelt som en tidslinje for hva som skal skje i prosjektet.
Relevans og nytteverdi (impact)
Relevans og nytteverdi er punkter som prioriteres høyt hos alle finansieringskilder. Dette feltet bør prioriteres tidlig i skrivefasen for å få en god begrunnelse for hvorfor ditt prosjekt skal få midler.
Relevans- forklar hvordan prosjektet er relevant i forhold til utlysningen med konkrete eksempler fra utlysningsteksten. Dette viser at du har lest utlysningen godt. Henvis gjerne til regionale, nasjonale og/eller internasjonale strategier og satsningsområder for å vise hvor relevant ditt prosjekt er.
Nytteverdi (impact)- fortell hvordan prosjektet kan ha betydning både for partene i søknaden og for samfunnet, både regionalt og globalt. Her kan det henvises til bærekraftsmål.
Leveranser
Tenk nøye gjennom leveransene du fører opp i søknaden. Er leveransene realistiske, eller har du lovet for mye i prosjektet? Det er fristende å sikte høyt for å kunne vinne frem i konkurransen, men det er viktig at man kan klare å levere det man lover, gjør man ikke det kan det bli økonomiske-konsekvenser.
Budsjett
Kontakt prosjekt@himolde.no for innspill og hjelp til budsjett så tidlig som mulig i søknadsfasen.
Budsjettet må gjenspeile teksten og aktivitetene i søknaden. Det er derfor viktig at det er prosjektleder som utarbeider prosjektbudsjettet og estimerer tidsbruk.
Start tidlig i søknadsprossen med å sette opp budsjett. En anbefaling er å sette opp en detaljert oversikt over alle aktiviter og reiser i et excelark, og så legge inn timer og kostnader for hver aktivitet. Da får man en mer realistisk oversikt over hva totalsummen blir, samt at det er lettere å gjøre endringer underveis for å ha et balansert budsjett.
Husk å
- lese utlysningen nøye, her står det hva man kan få penger til og ikke.
- innhente riktig timepris for de ulike prosjektmedarbeiderne.
- dekk alle direkte kostnader som kan oppstå i prosjektet. Her kan det være en god idé med en buffer da kostnader kan øke, samt at uforutsette utgifter kan oppstå.
- legge inn timer for å skrive eventuelle søknader til SIKT eller REK da dette kan være ressurskrevende oppgaver i et prosjekt.
- legge til utgifter som for eksempel open access ved publisering og eventuelt kostnader ved datalagring.
- legge til moms (mva) kostnader. Dette er som regel en ren kostnad for oss og ikke noe vi får igjen. De fleste leverandører oppgir priser uten mva, husk å legge til 25% ekstra for å få den prisen vi må betale.
For eksempel: Pris for konsulent på 5 000 euro + 25% = kostnad på 6 250 euro
Du finner maler og verktøy lengere opp på siden. EU-søknader har gjerne egne maler som lastes ned fra portalen.
NB: Budsjett skal godkjennes av dekan og i noen tilfeller også av økonomisjef.
Les mer om budsjett og økonomistyring
Les mer om faser i prosjekt, hva som må gjøres og hvem som har ansvar
Rådgivning
Forskningsadministrasjon
Økonomi
Økonomi
Standardtekster og informasjon
I de forskjellige søknadsportalene vil du ofte bli bedt om å inkludere standardinformasjon eller standarddokumenter. Husk å inkludere all informasjon og alle vedlegg som kreves i utlysningen, ellers risikerer du at søknaden blir avvist.
Informasjon og standardtekster for HiMolde
PIC nummer
For å kunne delta i en Horisont Europa-søknad, må du bruke PIC-nummeret til HiMolde: 975206476
PIC står for Participant Indentification Code.
Standardbeskrivelse av HiMolde som institusjon
I mange søknader er det krav om at man må beskrive de involverte institusjonene, inklusive HiMolde.
Administrasjonen har utarbeidet standardtekster som kan benyttes til dette formålet.
Standardteksten er ment som inspirasjon og utgangspunkt, og må tilpasses den enkelte søknad.
Standardtekst om HiMolde - Description Molde University (.docx - kun for ansatte)
Navn og adresse
Høgskolen i Molde (Molde University College)
Post
Høgskolen i Molde
Postboks 2110
6402 Molde
Besøksadresse Molde
Studiested Molde
Britvegen 2
6410 Molde
Besøksadresse Kristiansund
Høgskolen i Molde, studiested Kristiansund
3. etasje
Campus Kristiansund
Fosnagata 12
6509 Kristiansund
Intensjonsbrev - Letter of Intent
Roller i portalene
Krever innlogging.
Forskningsrådet Min Side (NFR)
EU Funding & Tenders Portal (European Commission)
Selvevaluering før innsendelse
Når søknaden er klar, bør den evalueres både faglig og administrativt.
Faglig evaluering kan gjøres av andre kolleger. Forskningsadministrasjonen kan være behjelpelige med å sjekke søknaden for formelle feil, og se om den svarer på utlysningen. Økonomi skal kvalitetssikre budsjett.
Er det gjort formelle feil i innsendte søknader, blir søknadene som regel avvist.
Arkivering
Svar på søknad - hva gjør jeg nå?
Uansett utfall, om du mottar tilsagn eller avslag på prosjektet, må du informere prosjekt@himolde.no, slik at vi vet om det blir et prosjekt eller ikke.
Avslag
Avslag er aldri kjekt å få, men det skjer med alle forskere og kan være en læring for å forbedre søknadene.
Du har kanskje fått en tilbakemelding fra finansieringskilden. Denne kan brukes til å forbedre søknaden og enten sende den inn igjen d neste frist, eller finne en annen finansieringskilde du kan sende den inn til.
Informer prosjekt@himolde.no
Tilsagn
Gratulerer, du har fått tilsagn på søknaden din!
- Start med å lese nøye gjennom tilsagnet for å se om eventuelle kontrakter må signeres. Noen finansieringskilder krever at leder for institusjonen signerer på tilsagnet. Andre krever at det sendes inn kontrakter mellom partene i prosjektet.
- Avtaler, tilsagn og andre dokumenter som er relevant for prosjektet skal lagres i Public 360. Send dokumentene til post@himolde.no med prosjekt@himolde.no på kopi, for lagring
- Start gjerne med et kick-off møte med alle partene for å legge planer for prosjektperioden, samt diskutere forventninger og diverse avklaringer.
- Repeter budsjettet for hver part slik at alle er ineforstått med hvor mye de har å rutte med, hva de eventuelt skal levere av egeninnsats, samt når pengene skal brukes. Man må unngå misforståelser slik at ikke noen av partnerne bruker opp midlene før arbeidet er ferdigstilt.
- Kommunikasjon er svært viktig her, og det anbefales å ha jevnlige prosjektmøter slik at alle er oppdatert. Gå gjennom progresjon, budsjett og regnskap på møtene.