Møtemat og bevertning kan bestilles når
- Det er møter eller arrangementer med eksterne deltakere
- Det er møter i styrer, råd og utvalg med andre enn HiMolde-ansatte
- Det er konferanser, seminarer eller avslutning av større utvalgsarbeid
Virksomhetsleder eller den vedkommende gir fullmakt, kan for andre interne/eksterne møter/arrangementer samtykke i at bevertning gis.
Beslutning tas av person med budsjettfullmakt.
Bevertning skal som hovedregel foregå i HiMoldes lokaler.
Bevertning utenfor HiMoldes lokaler godtas dersom det av praktiske årsaker ikke kan foretas internt. Da gjelder satser for ekstern bevertning.
Husk at deltakerliste og agenda/program skal ligge til grunn og legges ved (eksempelvis innkalling fra Outlook jamfør Forskrift om bokføring §5-10).
Viktig for bestiller
- Registrer bestillingen i god tid før du trenger varene.
- Velg varene du ønsker å bestille fra varelisten.
- Sjekk at riktig antall av varen du bestiller kommer frem.
- Legg til eventuell tilleggsinformasjon til kantina som for eksempel når og hvor varene skal leveres i feltet “Merknad til leverandør”.
- Legg inn en beskrivelse i feltet “Alternativ bilagstekst hovedbok” (Eksempel: Møtemat - dato og anledning).
- Legg ved agenda eller program
- Legg ved navn på deltakere (ved eksterne også navn på bedrift/virksomhet) jamfør Forskrift om bokføring §5-10.
Satser 2026
Varighet | Beløpsgrense pr person |
| For arrangementer som er under 3 timer og ligger innenfor den ordinære arbeidstiden | Inntil kr 241 |
| For arrangementer som varer 3 timer eller mer, eller som strekker seg utover den ordinære arbeidstiden, og hvor det er nødvendig med servering av annet enn smørbrød, kaffe og lignende | Inntil kr 546 |
| Langvarige arrangementer der det er nødvendig med to serveringer | Inntil kr 797 |
Gjeldende satser for bevertning finner du i Statens personalhåndbok kapittel 12.1.
De gjeldende satser i henhold til SPH er maksimalsatser, og må ikke regnes som en rettighet den enkelte har. Det skal vises måtehold ved inntak av alkohol, noe som kun dekkes i forbindelse med måltid og tips dekkes ikke.
Campus Molde
I Molde benyttes kantina, dette gjøres via bestillingssystemet Unit4. Hvis du ikke har tilgang til Unit4, kontakt den i din avdeling/enhet som har tilgang.
Campus Kristiansund
I Kristiansund benyttes leverandøren Foodtime Compass Group.
Inlogging skjer via SSO og via himolde brukerID. Det kjenner bestillerne til. Forøvrig er prosessen for bestilling og godkjenning den samme.
Hvem godkjenner bestillinger?
Den som har budsjettdisponeringsfullmakt (BDM) kan godkjenne bestillingene.
Hvis bestillingen blir godkjent, går den automatisk til kantina og med kopi til den som har opprettet bestillingen i Unit4.
Husk å sende tilbakemelding til den som ba deg om å bestille, slik at vedkommende vet at bestillingen er OK.
Representasjon
Virksomhetsleder eller person med budsjettfullmakt skal i forkant av arrangementet vurdere om det i det enkelte tilfellet regnes som representasjon. Dette gjøres skriftlig og skal følge saken.
Representasjon kjennetegnes ved at det er eksterne gjester til stede, har et formelt preg og der HiMolde står som offisielt vertskap. Det kan være utgifter til bevertning i form av lunsj, middag, bankett eller annet festmåltid, mottakelser, ekskursjoner med mer.
Bilag må tydelig merkes med at det gjelder representasjon. Gjeldende satser finnes i SPH kap 10.11.1.2.
Kilder og les mer:
Personalhåndboken (compendia.no)
Bevertning i Statens personalhåndbok
Høgskolen i Molde har utarbeidet egne retningslinjer for representasjon og bevertning