Bestillinger kan kun foretas av ansatte som har fått tildelt en bestillerrolle i Unit4 ERP. Alle innkjøp og bestillinger skal først være avklart med en som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM). Bestillinger skal alltid skje innenfor den enkeltes fullmakt, og i tråd med gjeldende rutiner og avtaler ved Høgskolen i Molde.
Merking av faktura
Det er viktig at du som bestiller oppgir bestillerkode og/eller innkjøpsordre ved bestilling.
- Innkjøpsordre legges i feltet for odrenummer og består av 9 siffer.
- Bestillerkode legges i feltet for referanse og består av 4-9 bokstaver/siffer.
Ved bestilling via vårt bestillingssystem vil systemet automatisk generere et innkjøpsordrenummer.
Brukerveiledning for bestilling i Unit4
I Unit4 ERP kan vi opprette tre typer bestillinger
- Ekstern varekatalog
- Katalogbestilling
- Fritekstbestilling
Felles for alle er at de opprettes via Rekvisisjoner – Standard.
Nå du velger denne vil du få to valg. Her velger du "Ekstern nettbutikk" for ekstern varekatalog og "Fritekst/lokal katalog" for fritekstbestilling eller lokal katalogbestilling.
1.Ekstern nettbutikk
Her fyller du først inn riktig leverandør. Feltet er søkbart og søker i både leverandørnummer og navn. Du kan begynne å skrive leverandørnavn slik at det kommer opp som forslag. Deretter må du velge riktig leveringsadresse. Lengere ned på samme side velger du å "Gå til nettbutikk".
Da kommer du inn til leverandøren sin nettbutikk. Her velger du de varene du skal bestille og velger kjøp eller Punch out i handlekurv i leverandøren sin nettbutikk. Deretter må du tilbake i Unit4 å klikke på "Hent handlekurv" for å laste inn bestillingen i Unit4.
Når du markerer varelinjer kommer konteringsinformasjonen opp som i bildet under. Her må alle varelinjene konteres riktig og BDM fylles ut. Viktig at du velger riktig avgiftskode (AV). Normalt sett vil denne være RH. Vi har kun fradrag for mva. hvis varen skal viderefaktureres eller inngår i et eksternfinansiert prosjekt.
Merk at bestillers ansattnummer kommer inn som default på enkelte kontoer. Endre til riktig person eller dummykonto 99999999.
Når alle varelinjene er kontert med riktig konto, budenhet, arbeidsordre, avgiftskode og BDM trykker du på lagre for å sende bestillingen til godkjenning hos BDM.
2.Lokal varekatalog
Her fyller du først inn riktig leverandør. Feltet er søkbart og søker i både leverandørnummer og navn. Du kan begynne å skrive leverandørnavn slik at det kommer opp som forslag. Deretter må du velge riktig leveringsadresse.
Velg fliken "Varekatalog". Da får du opp alle tilgjengelige varekataloger. Klikk inn på riktig katalog og velg de varene du ønsker.
Når du har valgt varene du skal ha Klikker du deg tilbake til "Registrering rekvisisjon".
Her kommer varelinjene inn på samme måte som for ekstern varekatalog og du må markere en og en linje og kontere linjen i bildet under. Når alle linjene er kontert velger du lagre og bestillingen sendes til BDM.
3.Fritekstbestilling
Her fyller du først inn riktig leverandør. Feltet er søkbart og søker i både leverandørnummer og navn. Du kan begynne å skrive leverandørnavn slik at det kommer opp som forslag. Deretter må du velge riktig leveringsadresse.
For fritekstbestilling skriver du inn artikkelen selv i varelinjen. Her har vi to artikler å velge mellom:
- Friantall
- Velg friantall om du planlegger å ta varemottak per enhet
- Fribeløp
- Velg fribeløp om du planlegger å ta varemottak for beløp
Når du begynner å skrive "fri" kommer valgene opp. Fyll inn riktig beskrivelse og konter på samme måte som under ekstern nettbutikk og lokal varekatalog. Lagre for å sende til godkjenning.
Alternativ bilagstekst i hovedbok
Fyll ut feltet "Alternativ billagstekst hovedbok", spesielt ved bestilling i kantinen. Dette feltet gjør at når du bestiller for eksempel møtemat i kantina og skriver i dette feltet «Møtemat – dato og anledning» Så vil dette være teksten som kommer opp i regnskapsrapportene og ikke kaffe, te, lunsjtallerken. Linjene vil også slåes sammen til en linje i regnskapet så lenge konteringen er den samme. Viktig at dette tas i bruk.
Avgiftskoder (AV)
Avgiftskoder:
- RH Innkjøp uten fradrag 25 % mva
- RM Innkjøp uten fradrag 15 % mva
- RL Innkjøp uten fradrag 12 % mva
- R0 Innkjøp uten fradrag 0 % mva
- H1 Innkjøp med fradrag 25 % mva
- M1 Innkjøp med fradrag 15 % mva
- L1 Innkjøp med fradrag 12 % mva
Kontakt