Offentlige anskaffelser

Anskaffelser under denne verdien kan gjennomføres direkte med leverandør. Husk å sjekke først om høgskolen har inngått rammeavtale på varen eller tjenesten du skal anskaffe.

Lov og forskrift om offentlige anskaffelser gjelder ikke ved kjøp av varer og tjenester med en samlet verdi under 100 000 kroner eks. mva., men det forventes likevel at vi fremmer effektiv bruk av samfunnets ressurser og opptrer i samsvar med de grunnleggende prinsippene om konkurranse og likebehandling. 

Anbefalt fremgangsmåte:

1. Send e-post til relevante leverandører og be om pris på varen eller tjenesten. Vær tydelig på behov og hva du ønsker pris på, slik at tilbudene er sammenlignbare. Angi også en frist for når tilbudene skal leveres. For varekjøp må leveringsadresse inkluderes.
2. Legg ved Høgskolen i Moldes alminnelige innkjøpsbetingelser for varer eller tjenester, og gjør leverandøren oppmerksom på at disse gjelder. Ved å gjøre dette sikrer vi vårt behov for garantitid, reklamasjon, leveringsbetingelser osv.
3. Evaluer de innkomne tilbudene og velg det som samlet sett er best. Den som har meldt inn behovet har ansvar for evalueringen.
4. Gi kort en tilbakemelding til alle leverandørene om de har fått oppdraget eller ikke. Dette er god forretningsskikk og leverandørene setter pris på tilbakemelding. Husk at priser ikke kan deles mellom leverandører.

5. Arkiver relevant dokumentasjon i P360. 

   Kontrakt er normalt sett ikke nødvendig for anskaffelser under 100 000 kroner eks. mva. Bestilling og skriftlig korrespondanse mellom partene er tilstrekkelig.

Ved anskaffelser av varer og tjenester skal alltid innkjøpsansvarlig kontaktes når det er besluttet at anskaffelsen skal gjennomføres. Som hovedregel skal anskaffelsen kunngjøres som en konkurranse i henhold til lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 

Kontakt: 

Hanne Andrea Eidhamar Lenning

Anskaffelsesrådgiver

E-post

hanne.a.lenning@himolde.no

Telefon

+47 71 19 58 62

Høgskolen i Molde skal stille krav til miljø, klima, etikk og samfunnsansvar i de anskaffelser det er relevant.

Dette innebærer blant annet å: 

• Ta hensyn til livssykluskostnader og miljøpåvirkning
• Vurdere krav til universell utforming
• Følge opp krav om lærlinger og seriøsitetskrav i leverandørkjeden

Målet er å bidra til reduserte klimautslipp, fremme sirkulære løsninger og sikre et ansvarlig leverandørmarked i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser. 

Les mer om bærekraftige offentlige anskaffelser.

Det er anledning til å ha dialog med leverandørmarkedet for å holde seg oppdatert på produkter, tjenester og markedssituasjonen. Slik dialog kan bidra til bedre behovsavklaring og et mer treffsikkert konkurransegrunnlag. 

Ved dialogen skal det alltid: 

• Opplyses om hensikten, og at dialogen kan føre til en senere konkurranse
• Gi lik informasjon til alle relevante leverandører, slik at ingen får konkurransefortrinn
• Ta hensyn til taushetsplikten. Opplysninger en leverandør gir kan ikke uten videre deles med andre

Når en konkurranse er kunngjort, skal all dialog med markedet opphøre. Da er det kun innkjøpsansvarlig som kan kommunisere med leverandørene i prosessen. 

Gjennom kontraktsoppfølging sikrer du at de ytelsene du har avtalt faktisk blir levert. I tillegg bidrar kontraktsoppfølging til et god samarbeid med leverandøren og du avverger mulige misforståelser og konflikter.

Dersom ytelsene som leveres endres i forhold til det som er avtalt i kontrakten, kan endringen i realiteten være en ulovlig direkte anskaffelse. Det er derfor viktig å ha kontroll på eventuelle endringer som gjøres i kontrakten. 

Les mer om beste praksis for kontraktsoppfølging: DFØ - veileder for kontraktsoppfølging

Når en vare eller tjeneste er mottatt, skal det kontrolleres om leveransen er i samsvar med bestillingen. Eventuelle feil eller mangler skal meldes til leverandøren så raskt som mulig. Reklamasjonen bør gjøres skriftlig. Avhengig av forholdet kan det kreves retting, omlevering, prisavslag eller heving av avtalen. 

Dersom det oppstår feil i garantitiden, skal leverandøren kontaktes med krav om utbedring eller erstatningsleveranse. I HiMoldes alminnelige innkjøpsbetingelser gjelder to års garanti, med mindre annet er avtalt. 

I tillegg til lokale rammeavtaler benytter HiMolde seg av statlige fellesavtaler. Dette er innkjøpsavtaler som er inngått og forvaltes av statens innkjøpssenter på vegne av alle statlige forvaltningsorganer i sivil sektor. 

HiMolde benytter seg av følgene statlige fellesavtaler:

• Fellesavtale for PC-utstyr
• Fellesavtale om kjøp av hotellovernatting i Norge
• Fellesavtale for flyreiser
• Fellesavtale for forbruksmateriell
• Fellesavtale om kjøp av kontormøbler
• Fellesavtale for reisebyråtjenester
• Fellesavtale for mobile enheter
• Fellesavtale for leie av kjøretøy
• I tillegg benyttes avtalene som er inngått via SIKT