Forkontroll og etterkontroll er i mange tilfeller automatisk, men enkelte ganger utføres dette av regnskap. Attestering gjøres av bestiller eller attesteringsansvarlig for avdelingen, mens godkjenning gjøres av den med budsjettfullmakt (BDM) på gjeldende budsjettenhet.
Brukerveiledninger Unit4 ERP
Kontering
I fakturasystemet skal det minimum fylles ut:
Dim0 - Konto
En konto har 4-siffer og forteller hva slags kostnad/inntekt det er. Regnskapet føres etter KDs standardkontoplan for universiteter og høgskoler.
Dim1 - Budsjettenhet
Består av 4 siffer, hvor de to første siffer angir ansvarlig enhet.
Alle avdelinger/organisatoriske enheter ved HiMolde har en eller flere budsjettenheter:
AV - merverdiavgift (automatisk)
Her legges inn kode for mva. Denne fylles som regel ut automatisk av systemet basert på hvilken konto som er valgt.
Ved kjøp av tjenester fra utlandet skal det i en del tilfeller beregnes merverdiavgift (såkalt reversed charge). I de aktuelle tilfeller legges koden «3T» inn i feltet for mva. Dette gjelder f.eks. databaseabonnement fra utlandet og lignende tjenester. Kontakt økonomikontoret ved usikkerhet.
Beskrivelse (tekst)
Skal brukes aktivt og på alle faktura. Dette er tekst som skal gi en tydelig og kort beskrivelse av fakturaenes innhold, og vil være søkbar i regnskapet. Du kan for eksempel skrive: Toner til printer4 2.etg B-bygg, bevertning ifm konferanse xxx 01.01.25 eller kreditnota tilhørende faktura xxx.
Unngå alt av sensitiv informasjon.
I en del tilfeller skal også flere andre konteringsbegrep fylles ut. Oversikt over andre tilgjengelige dimmensjoner (felter i konteringslinjen) finner du lengere ned på denne siden.
Periodisering
Større fakturaer som går over flere perioder skal periodiseres. (F.eks. databaseabonnement o.l.) Det er viktig å merke seg at vi ikke periodiserer bakover i tid. Får vi en faktura i mars som gjelder fra januar må kostnaden for januar og februar tas i mars, og så periodiseres resten over gjenværende perioder. Vi har opprettet de periodiseringsnøkler vi vanligvis har bruk for, men kan opprette flere om nødvendig.
I feltet 'Periode' skal den måneden belastningene skal begynne å løpe legges inn. Får man f.eks. en faktura i desember for hele etterfølgende år, så legges inn periodisering over 12 mnd, med periode 20XX01 (format: ÅÅÅÅMM)
Skille drift/investering
Hovedregel: Kjøp med levetid mer enn 3 år og kostpris over 50.000 skal føres som investering.
Unntak: Kjøp med levetid mer enn 3 år, men kostpris enkeltvis under 50.000 (f.eks. pc'er og annet it-hardware) føres som investering på et eget samleanleggsmiddel (poolaktivering)
Investering
Alle investeringer føres på konto 1298 i Unit4 ERP, og posteres på korrekt konto av økonomikontoret ved månedsavslutning. Ved kontering skal faktura påføres anleggsnummer og prosjektnummer. (For nye anlegg, kontakt økonomikontoret for opprettelse av nytt anleggsnummer i Unit4 ERP).
All IT-hardware som normalt har levetid over 3 år føres som investering. Normalt anses iPad, iPhone og lignende utstyr å ha levetid under 3 år, og føres over drift.
Det opprettes et anleggsnummer for poolaktivering pr. år, mens større investeringer får egne anleggsnr.
Spesielt for IT:
Innkjøp av utstyr som skal belastes andre avdelinger/enheter:
Når IT kjøper inn utstyr, føres investeringen på budenhet 1500 med anleggs- og prosjektnummer. Økonomikontoret sørger for å belaste korrekt avdeling/enhet ved månedsavslutning. Følgende prosjekter benyttes:
- 50018 Internbelastninger – HS
- 50019 Internbelastninger – LOG
- 50020 Internbelastninger – ØS
- 50112 Internbelastninger IT - øvrige
Alle kjøp som skal belastes andre avdelinger/enheter må være godkjent av leder på aktuell avdeling/enhet i forkant.
Kjøp av utstyr som ikke skal føres som investering, f.eks. iPad o.l. kan sendes direkte til aktuell avdeling/enhet for kontering og godkjenning, men da påført en kommentar om at faktura er ok ihht levert utstyr.
Andre tilgjengelige dimensjoner (felter) i konteringslinjen:
Noen faktura krever mer informasjon, da kan øvrige dimensjoner også være aktuelle å bruke, men hvor innholdet endres fortløpende. Kontakt økonomikontoret ved behov for oppdatert oversikt eller informasjon (dette kan eksempelvis være prosjektnr.)
Dim2 - Formål (kun ved inntekter)
Formål angir inntektskilde og skal kun brukes ved inntekter.
Dim3 - Person/anlegg
Ansatt- eller anleggsnummer legges inn hvor dette er aktuelt.
Dim4 - Prosjekt
5-siffer
Prosjekter som starter med:
- 4 eller 5 = interne prosjekt
- 1 = eksternfinansierte prosjekt
Prosjektnummer som begynner med 4 eller 5 skal føres med budsjettenhet mellom 1000 og 5999.
Prosjektnummer som begynner med 1 skal kun føres med budsjettenhet som begynner med 6xxx.
Dim5 - Arbeidsordre (AO)/underprosjekt
7-siffer. AO er knyttet til et prosjekt og består av prosjektnummer (5 siffer) etterfulgt av 2-nye siffer. (for eksempel: 12345-67)
MÅ fylles ut ved eksternfinansierte prosjekter
Dim6 - Studium
Dim7 - Oppgaveplikt (lønn)
Noen ganger vil det være naturlig at du laster opp vedlegg. Vedlegg kan lastes opp ved å trykke på bindersen til høyre for fakturabildet (ca.midt på skjermern din).