Ansvar og myndighet
Styret er det øverste organet ved institusjonen og har ansvaret for at institusjonen drives i samsvar med gjeldende regler og rammeverk.
Styret skal, innenfor lover og regler og de rammer og retningslinjer som er trukket opp av Kunnskapsdepartementet, fastsette hovedregler for økonomiforvaltningen ved institusjonen.
Hovedreglene for HiMolde er utarbeidet med mål om å delegere styrets ansvar for den praktiske gjennomføringen av økonomiforvaltningen til høyskoledirektøren på de fleste områder.
Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM)
I henhold til Bestemmelser om økonomistyring i staten skal alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten bekreftes av en som har budsjettdisponeringsmyndighet (BDM).
Virksomhetslederen (direktør) har BDM og kan i henhold til bestemmelsene delegere denne helt eller delvis til tilsatte på lavere nivåer, noe direktøren har benyttet seg av.
Alle som er delegert budsjettdisponeringsmyndighet har fått skriftlig melding om dette, med informasjon om hvilke områder myndigheten omfatter, samt eventuelle særskilte begrensinger.
Du kan ikke godkjenne en kostnad som gjelder deg selv.
Se oversikt over ansatte med Budsjettdisponeringsfullmakt (.xlsx - kun for ansatte)
Attestant
En attestant bekrefter at en transaksjon er i orden. Man går god for at bilaget gjelder en utgift som avdelingen/enheten faktisk skal dekke, at prisen stemmer med inngått avtale og at fastsatte regler om eksempelvis lønnsnivå er fulgt.
Attestasjonen skal utføres av en annen tilsatt enn den som har budsjettdisponeringsmyndighet og som har godkjent/skal godkjenne transaksjonen.
Alle utgifter og inntekter skal være kontrollert og attestert før utbetaling eller fakturering finner sted. Den som attesterer skal påse at
- varer og tjenester er mottatt i samsvar med bestilling eller avtale.
- priser, utregninger og betingelser er korrekte.
- dokumentasjonen (bilag) for leveransen er i overenstemmelse med gjeldende lover og regler.
- kontering er korrekt (eventuelt registrere konteringsinformasjon dersom dette ikke er utført i tilstrekkelig grad).
Bestiller
Anskaffelser skal som hovedregel foregå via bestillingssystem og betaling ved EHF-faktura.
Bestiller kjøper varer og tjenester på vegne av høgskolen, etter godkjenning fra en med budsjettdisponeringsmyndighet.
Bestiller har ansvar for å
- kontrollere at det virkelig foreligger et behov, og at behovet er relatert til HiMolde.
- gjøre seg kjent med de regler som gjelder for anskaffelser i staten, og påse at de blir overholdt. Der høgskolen har inngått rammeavtaler, må bestiller benytte disse.
- sørge for at det blir oppgitt korrekt navn, adresse og referanse som gjør at både vare og faktura blir levert på riktig sted.
- kontere i bestillingssystem (det vil si påføre konto, budenhet, prosjekt og lignende).
- sjekke at det ikke er et habilitetsforhold mellom bestiller og leverandør.
- avklare om tjenesten er å regne som næring eller lønn.
Varemottaker
En varemottaker defineres som den personen som åpner mottatt forsendelse eller følger opp tjenesten som skal utføres.
Varemottaker har ansvar for å:
- kontrollere at antall kolli er korrekt, samt å avdekke eventuelle skader.
- kontrollere at varer og tjenester er i samsvar med bestilling.
- registrere eventuelle avvik, og følge dette opp.