Prosjektfaser i eksternt finansierte prosjekter
Det er strenge krav til dokumentasjon, budsjett og økonomistyring for eksternt finansierte prosjekt for utdanning og forskning.
På denne siden finner du
- Oversikt over faser fra søknad til avslutning av prosjekt.
- Informasjon om hvordan økonomikontoret kan hjelpe deg i prosessen.
- Informasjon om hva økonomikontret har behov for.
- Hva du som prosjektleder må gjøre, og har ansvar for.
Prosjektfaser
Gjennomføring
Prosjektleders ansvar:
Timelister, innkjøp, reise, rapportering
Avslutning
Før søknad sendes
Forankring
- Avklar med dekan om det er tid og rom for å søke om midler til prosjektet, skriv en kort begrunnelse for prosjektets faglige interesse.
- Bruk av ressurser og eventuell egenfinansiering (egeninnsats) skal være avklart med dekan.
- Hovedregelen for eksternfinansierte prosjekter er at alle kostnader skal dekkes, men noen finansieringskilder krever at det skal være egeninnsats.
- Økonomikontoret skal kvalitetssikre budsjett for eksterne prosjekter, til og med når det kun gjelder forskningstid. Søknad om eksterne midler skjer i regi av høgskolen, ikke av den enkelte forsker (internt BOA-reglement). Alle eksterne prosjekter generer administrative kostnader (rapportering, avtalehåndtering og lignende). Ved å ikke kun ha egeninnsats i eksterne prosjekter ligger det muligheter for å få redusert noen av høgskolens kostnader.
Egeninnsats
Egeninnsats er kun aktuelt for bidragsprosjekt, og aktiviteten skal være av faglig interesse.
Faglig interesse vil si aktivitet styret kan godtgjøre at styrker fagutviklingen internt ved Høgskolen i Molde og er forankret i vår strategi.
Vi ser helst at direkte kostnader blir dekt så langt det lar seg gjøre, og at det er indirekte timer som eventuelt blir egeninnsats:
- Direkte kostnader for lønn/personal: lønn og sosiale utgifter som feriepenger, pensjon og arbeidsgiveravgift
- Indirekte kostnader: egen sats for å dekke det som er nødvendig for den generelle driften av høgskolen som feks IT-infrastruktur, kontorplass og lignende.
Når det gjelder oppdragsprosjekt, har høgskolen ikke lov til å gå inn med egeninnsats. Dette har sin bakgrunn i EØS-regelverket om konkurransevridende statsstøtte, samt KDs rundskriv F-07-13 vedlegg 1, Reglement om statlige universiteter og høyskolers forpliktende samarbeid og erverv av aksjer.
Involver økonomikontoret så snart som mulig
Vi kan hjelpe med:
- Beregning av lønns-/personalkostnader (beregne timepris og lignende)
- Indirekte kostnader
- Budsjettmaler
I søknadsfasen
Tips til prosjektleder
Budsjettet bør brytes ned på aktiviteter, faser eller leveranser/arbeidspakker. Ta høyde for risikofaktorer som for eksempel valutakurs og lønnsøkninger.
Husk at budsjettet må gjenspeile teksten og aktivitetene i søknaden. Det er derfor viktig at det er prosjektleder som utarbeider prosjektbudsjettet og estimerer tidsbruk.
Økonomikontorets rolle
- Avklare prosjektkategori/prosjektklassifisering: Bidrag eller oppdrag?
- Kvalitetssikre søknadsbudsjett (husk å gi tallgrunnlag for kostnadene som ligger i prosjektet, for eksempel hvor mange timer er tenkt, hvordan er det kommet fram til tallet som står i budsjettet).
- Støtte ved utarbeidelse av budsjett ved behov.
- Godkjenning av budsjetter hvor indirekte kostnader ligger som egeninnsats (gjøres av økonomisjef og dekan, ikke prosjektøkonom).
- Sikre at prosjektets økonomi og faglige relevans er godkjent av dekan.
For EU-prosjekter må man vanligvis sette en gjennomsnittlig Person month (PM)-rate, dette bør regnes ut i fra stillingstyper og hvordan de forskjellige skal arbeide i prosjektet. Bilde under illustrerer kun et eksempel på utregning av PM-rate:
Ta kontakt med prosjekt@himolde.no for utregning.
Godkjenning
- Dekan må godkjenne budsjett og det faglige ansvaret som en forplikter høgskolen ved innsendelse av søknad.
- Økonomisjef skal godkjenne budsjett før søknad sendes hvis det er egeninnsats på indirekte kostnader over 50 %.
Svar på søknad
Avslag
Uansett om du mottar tilsagn eller avslag på prosjektet, informer prosjekt@himolde.no, slik at vi vet om det blir et prosjekt eller ikke.
Tilsagn
Prosjektleders ansvar
- Informer administrasjonen prosjekt@himolde.no om at vi har fått tilsagn. Legg ved tilsagnsbrev, søknad med budsjett og avtale/kontrakt.
- Prosjektleder og deltakere må fastsettes.
- Avtaler må leses og gjennomgås.
- Avtaler skal signeres av person som har fullmakt til dette (ikke prosjektleder).
- Fylle ut mottatt skjema for prosjektopprettelse og sende tilbake til økonomi.
Økonomikontorets ansvar
- Sende ut skjema for prosjektopprettelse til prosjektleder.
- Sette prosjektklassifisering.
- Opprette prosjekt og arbeidsordrer i økonomisystemet.
- Sende ut praktisk info til prosjektleder og andre aktuelle personer (budsjettenhet, prosjektnummer og lignende).
- Lage forslag til internt prosjektbudsjett for innlesing i økonomisystem.
- Sørge for at aktuelle prosjekt er tilgjengelig i portalen for reiseregninger.
Skjema for klassifisering av prosjekt (.docx)
Andre støttefunksjoner (stab, avdelingsstøtte)
- Kvalitetssikre avtale/kontrakt.
- Signere avtale/kontrakt.
- Opprette prosjekt/sak i P360 og arkivere relevante dokumenter.
Gjennomføring
Økonomikontoret hjelper med
- Løpende oppfølging av prosjektøkonomien/prosjektregnskap.
- Støtte til ekstern og intern rapportering.
- Belaste prosjektet med kostnader (feks. personalkostnader og indirekte kostnader) for minimum hvert tertial (1.tertial= januar-april, 2.tertial= mai-august og 3.tertial= august-desember).
- Større innkjøp.
- Fakturering.
Prosjektleder må sørge for
Timelister
Alle prosjektdeltakere skal lage reelle timelister, og påse at disse stemmer overens med annen dokumentasjon som for eksempel reiseregninger. Disse må sendes til økonomikontoret for belastning på prosjekt.
For prosjekter med ulike arbeidspakker, er det meget viktig at timer føres på riktig arbeidspakke/arbeidsordre.
Timeliste - EU prosjekt (Horisont Europa)
Innkjøp (varer og tjenester)
Sørge for at alle innkjøp tilhørende prosjektet føres/belastes korrekt prosjektnummer, konto og budsjettenhet i fakturaløsningen.
Reiseregninger og utgiftsrefusjoner
Må registreres korrekt, og på riktig prosjekt og arbeidsordre. Ved utgiftsrefusjoner skal kvittering (dokumentasjon) ligge vedlagt i leselig format (.pdf, .png).
Les mer om hvordan en reiseregning skal registreres korrekt, eller ta kontakt med avdelingsstøtte eller personalkontoret.
Rapportering
Det er prosjektleder som har hovedansvaret for at rapportering skjer i henhold til avtale. Det er viktig å ha kontroll på når det skal rapporteres eksternt på prosjektet, og hva som skal rapporteres. Husk å sette av nok tid til dette. Økonomikontoret kan støtte ved behov, men må få beskjed om dette i god tid i forkant.
Avslutning
Prosjektleder må sørge for:
- rapportering til finansieringskilden og eventuelt andre.
- grunnlag til regnskap for sluttfakturering (kan gjøres sammen med avdelingsstøtte eller økonomikontor).
Alle prosjekter skal avsluttes i økonomisystemet i forbindelse med sluttrapportering til bidragsyter eller oppdragsgiver. Prosjektleder utfører sluttrapportering, og gir beskjed til økonomi som igjen avslutter prosjektet i systemet.