Organisasjonskart
Sikkerhetsorganisasjon
Høgskoledirektør
Høgskoledirektør har det overordnede ansvaret for sikkerhet og behandling av personopplysninger ved HiMolde, og for at vi etterlever kravene i personopplysningsloven.
Sikkerhetsansvarlig (CSO)
Den sikkerhetsansvarlige er delegert ansvar for og myndighet til å implementere informasjonssikkerhet og internkontroll i samsvar med det som fremgår av dette internkontrollsystemet. Den sikkerhetsansvarlige rapporterer til Høgskoledirektør og skal holde leder informert om alle spørsmål som har betydning for informasjonssikkerheten.
Sikkerhetsansvarliges ansvarsområder er definert i det overordnede styringssystemet for informasjonssikkerhet, og i dette dokumentet:
- Utarbeide og vedlikeholde virksomhetens internkontrollsystem for GDPR
- Ansvarlig for vedlikehold av dokumentet “Behandlingsprotokoll”.
- Se til at de gjeldende sikkerhetsbestemmelser, instrukser og rutiner blir fulgt.
- Ansvar for at kontrollerende aktiviteter blir gjennomført.
- Gi beskjed om mislighold muntlig eller skriftlig, avhengig av misligholdets karakter.
- Sørge for at alle ansatte har kjennskap til internkontrollsystemet og tilhørende sikkerhetsbestemmelser, instrukser og rutiner.IT-sjef
IT-ansvarlig
IT-sjef har ansvar for å forvalte HiMoldes IT-tjenester i samsvar med føringer som fremgår av internkontrollsystemet.
Arkivleder
Arkivlederen har det daglige ansvaret for dokumentasjonsforvaltningen ved HiMolde, herunder å ivareta den operative sikkerheten i virksomhetens fysiske og digitale arkiv.
Webansvarlig
Informasjonssjef er webansvarlig, og har det daglige ansvaret for å vedlikeholde og utvikle HiMoldes elektroniske kommunikasjonskanaler, herunder å ivareta den operative sikkerheten i disse systemene.
Ansvarlig for fysisk sikkerhet
IT-sjef har det overordnede ansvar for fysisk sikkerhet. I rollen ligger det daglige ansvaret for den fysiske sikkerheten i HiMoldes lokaler, herunder automatisk adgangskontroll og revisjon av tilganger.
Personvernombud
Hensikten med personvernombudet er å styrke virksomhetens evne til å etterleve regelverk for behandling av personopplysninger. Personvernombudets rolle og oppgaver følger av personvernforordningen artiklene 37, 38 og 39. Sentrale gjøremål er å gi råd i egen organisasjon og å følge med på vår egen etterlevelse av personvernregelverket og HiMoldes egne retningslinjer for behandling av personopplysninger. Ombudet har også en viktig funksjon som kontaktperson for de som virksomheten behandler personopplysninger om. Personvernombudet har taushetsplikt.
Systemeier
Systemeier har det overordnede ansvaret for sitt system. Dette innebærer for eksempel at systemeier skal sørge for risikovurderinger av sitt system
Den enkelte medarbeider
Den enkelte medarbeider har et selvstendig ansvar for å gjøre seg kjent med instrukser som gjelder for informasjonssikkerhet.
HiMoldes medarbeidere med tjenstlig tilgang til informasjonssystemet skal kjenne hvilket ansvar og plikter de har. Alle medarbeidere skal være informert om den taushetsplikt som gjelder for hver enkelt og skal underskrive egen taushetserklæring. Alle medarbeidere skal ha tilstrekkelig kunnskaper om bruk av informasjonssystemet.
Den enkelte medarbeider har plikt til å melde brudd på instrukser for informasjonssikkerhet til den sikkerhetsansvarlige eller personvernombudet. Dette skjer i henhold til egen rutine i internkontrollsystemet.
Krisestab for personvernhendelser
Krisestab for personvernhendelser skal settes når det har skjedd en alvorlig situasjon, eller når det er stor sannsynlighet for at det kan skje. Dette kan være en alvorlig situasjon for HiMolde som virksomhet, eller andre beredskapshendelser som krever ekstraordinær handling.
I første rekke er det sikkerhetsansvarlig (CSO og beredskapsleder) som setter krisestab.
I HiMolde er disse i krisestaben:
- Sikkerhetsansvarlig
- Høgskoledirektør
- Rektor
- Personvernombud
- Jurist (i stab)
- Dekan avdeling helse- og sosialfag
- Dekan avdeling økonomi- og samfunnsvitenskap
- Dekan avdeling logistikk
Kompetanse
Internkontrollen skal følges
Alle har plikt til å holde seg oppdatert på HiMoldes internkontroll, og følge rutinen i sitt daglige arbeide. Internkontrollen er en del av arbeidsgivers instruksjon til arbeidstakeren, og skal følges.
Grunnopplæring
Nærmeste leder skal ved ansettelse sørge for at det gis en grunnopplæring i våre rutiner for personvern.