Rutine for kartlegging av personopplysninger
Høgskolen i Molde (heretter “HiMolde”) driver forskning, undervisning og formidling. I vår virksomhet behandler vi en rekke personopplysninger.
Dette internkontrollsystemet skal bidra til, og sørge for, at HiMolde behandler personopplysninger i tråd med regelverket.
HiMolde behandler en rekke ulike typer personopplysninger. Disse er inntatt i behandlingsprotokoll. Hjemmel, omfang, formål m.m., fremgår av protokollen. Systemene vi bruker for å behandle personopplysninger er inntatt i systemoversikt.
Behandlingenes lovlighet fremgår av behandlingsprotokollen, i form av at hjemler er inntatt. HiMolde etterstreber å begrense vår behandling av personopplysninger til det høyst nødvendige.
HiMolde tar informasjonssikkerhet på alvor og vi vil alltid gjøre vårt ytterste for å ivareta personopplysninger på best mulig måte. Vi ønsker generelt sett å lagre så lite personopplysninger som mulig, og oppbevare disse trygt. Vi gjør dette f.eks. ved å eliminere papir som et lagringsformat, unngå å oppbevare unødvendige personopplysninger og ha gode sletterutiner.
Ved høgskolen bruker vi tilgangskontroll, sterke passord, kryptering av data, tofaktorautentisering og mer for å sikre dataene våre og hindre at uvedkommende får tilgang til å se, endre, slette eller på noen måte påvirke dataene vi oppbevarer, inkludert personopplysninger.
Vi bruker kun anerkjente leverandører av IT- og administrasjonstjenester som webhotell, sikkerhet på nettsiden og PC, virusprogram, e-postleverandør, sikkerhetskopiering, og mer. Vi tillater kun andre å få innsyn i og/eller behandle personopplysningene til de registrerte i henhold til våre instruksjoner, og kun der det er strengt nødvendig (f.eks. ved IT-support).
Vi har innhentet databehandleravtale og nødvendige garantier som pålagt.
Protokoll over behandlingsaktiviteter
HiMolde har to protokoller for behandlingsaktiviteter
- Behandlingsprotokoll i systemet Draft It for personopplysninger knyttet til administrasjon og undervisning. Denne føres og vedlikeholdes av HiMolde.
- Behandlingsprotokoll i SIKT, for personopplysninger knyttet til forskning og studentoppgaver. Denne føres og vedlikeholdes av SIKT.
Begrunnelse for behandling av personopplysninger
HiMolde behandler personopplysninger for å innfri sin rolle som forskning – og utdanningsinstitusjon, med de krav og plikter dette medfører. Dette gjelder både ovenfor studenter, ansatte og andre som er tilknyttet HiMolde.
Krav og plikter som følge av behandling
Vi er underlagt alle krav og plikter som følger av personvernregelverket. Universitets – og høyskoleloven, med tilhørende forskrifter, gir oss særskilte rettigheter og plikter.
Vi har et årshjul for aktiviteter som skal ivareta våre forpliktelser i personvernregelverket. Årshjulet spesifiserer:
- Hva skal utføres av de ulike ansvarlige
- Hvem er ansvarlig for å utføre de ulike aktivitetene
- Hvordan skal aktivitetene utføres
- Når skal de ulike aktivitetene utføres (eller under hvilke betingelser)
CSO er ansvarlig for oppdatering, revidering, gjennomføring og oppfølging av aktivitetene i årshjulet.