Formål
Denne styreinstruksen er utarbeidet for å sikre en systematisk og forsvarlig saksbehandling i styret ved Høgskolen i Molde. Den skal bidra til en tydelig rollefordeling mellom styrets medlemmer, rektor og administrasjonen, samt legge til rette for en effektiv og godt strukturert møtekultur. Instruksen har som formål å sikre kvalitet og struktur i styrets beslutningsprosesser
Rettslig grunnlag
Instruksen bygger på universitets- og høyskoleloven (UH-loven) kapittel 4, som regulerer styrets ansvar, sammensetning og myndighet i statlige høyskoler og universiteter
Styrets sammensetning og funksjonstid
Styret ved Høgskolen i Molde består av 11 medlemmer. Rektor er styreleder og prorektor er nestleder. Videre inngår to valgte representanter fra de vitenskapelig ansatte, én fra de teknisk-administrativt ansatte, to studentrepresentanter, samt fire eksterne medlemmer oppnevnt av Kunnskapsdepartementet. Styremedlemmer velges for en periode på fire år, med unntak av studentrepresentantene som velges for ett år.
Styrets myndighet og ansvar
Styret er Høgskolen i Moldes øverste organ, og det er styrets ansvar å sørge for den strategiske ledelsen av institusjonen. Dette innebærer å fastsette langsiktige mål og prioriteringer, samt å overvåke og kontrollere at institusjonens virksomhet drives i samsvar med gjeldende lover, forskrifter og vedtekter. Styret skal også sørge for at institusjonen utvikler seg i tråd med samfunnets behov og krav til høyere utdanning, forskning og innovasjon. Videre har styret ansvar for å sikre at Høgskolen i Molde har et forsvarlig økonomisk grunnlag og en god internkontroll.
Saksforberedelse og innkalling
I samråd med styrets leder forbereder høgskoledirektøren saker som skal behandles av styret, og sørger for at saksdokumentene er grundig gjennomgått og kvalitetssikret. Ethvert medlem av styret kan foreslå saker til behandling ved å henvende seg til styreleder. Sakene skal være relevante for styrets ansvar og plikter. Innkalling, saksliste og saksframlegg til styremøter sendes ut av høgskoledirektøren eller høgskolens sekretariat, og skal normalt sendes ut til styremedlemmene minst syv dager før møtet.
Møteledelse
Styreleder har ansvar for å lede møtene i styret og sørge for at møtene gjennomføres på en strukturert måte. Ved styreleders forfall vil nestleder tre inn som møteleder. Styret skal tilstrebe en god møtekultur preget av respekt og åpenhet. Det er viktig at alle styremedlemmer får mulighet til å delta aktivt i diskusjonene, og at beslutninger fattes på et informert grunnlag. Møtene skal være målrettede og sette søkelys på de sakene som berører institusjonens strategiske utvikling.
Offentlighet og lukking av møter
Styremøtene skal som hovedregel avholdes i et åpent forum, der allmennheten kan få innsikt i beslutningsprosessene. Imidlertid kan det i enkelte tilfeller være nødvendig å lukke møtene helt eller delvis. Dette kan skje dersom saker som behandles involverer personopplysninger, taushetsbelagte opplysninger eller konkurransesensitive forhold. Det skal komme frem av protokollen hvilke deler av møtet som har vært lukket. Ved behandling av lukkede saker gjelder taushetsplikt for alle møtedeltakere, i samsvar med forvaltningsloven §§ 13 til 13 e.
Habilitet
Styrets medlemmer har en plikt til å vurdere sin egen habilitet i enkeltsaker i tråd med forvaltningsloven § 6. Hvis det er tvil om habiliteten, skal styret, etter forslag fra styreleder, avgjøre spørsmålet. Denne prosessen sikrer at alle beslutninger i styret blir tatt på et rettferdig og objektivt grunnlag.
Protokollføring
Det skal føres møteprotokoll fra alle styremøter. Protokollen føres av høgskoledirektøren, høgskolens sekretariat eller den styret utpeker. Protokollen skal inneholde en kort beskrivelse av hvilke saker som er behandlet, hvilke vedtak som er fattet, og eventuelle særmerknader fra styremedlemmer. Protokollen skal godkjennes av styret før den blir publisert i samsvar med gjeldende offentlighetsregler. Protokollen er et dokument som sikrer åpenhet og ansvarlighet i styrets arbeid, og skal være tilgjengelig for offentligheten med mindre andre regler for offentlighet gjelder.
Styreseminar
Styret avholder normalt et eller to årlig seminar med søkelys på langsiktig strategisk utvikling. Seminar gir styremedlemmene anledning til å diskutere viktige utfordringer og muligheter for høgskolen. Seminarene skal legge til rette for godt samarbeid mellom styremedlemmene og gjøre styret bedre i stand til å møte fremtidige utfordringer.
Ikrafttredelse og revisjon
Instruksen skal vurderes og revideres regelmessig for å sikre at den forblir relevant og i samsvar med eventuelle endringer i lovgivning, forskrifter eller intern organisering. Revideringen skal skje minimum hvert fjerde år, men skal foretas tidligere dersom det er behov for endringer.