Samarbeid og samhandling med Microsoft 365

Slik bruker vi Microsoft 365 og Teams

Vi bruker Microsoft 365 og Teams hovedsakelig til samarbeid og samhandling: 

• Korte avklaringer eller beskjeder i arbeidshverdagen, som for eksempel løses med en chatmelding eller en telefonsamtale
• Samarbeid med noe varighet, hvor det er behov for samhandling i et:
  • Samarbeidsdokument som deles mellom få personer 
  • Samarbeidsområde hvor det deles flere innholdselementer (filer og/eller diskusjonsinnlegg) i en gruppe

Microsoft 365 brukes for eksempel ikke til saksbehandling, arkivering og informasjon fra ledelsen til alle ansatte. 

Struktur i Teams

Fellesområder: Teams-team basert på organisasjonsstrukturen

Ved høgskolen er det opprettet flere Office 365 grupper, med egne SharePoint-områder, som gjenspeiler organisasjonsstrukturen. De gruppene du er medlem av ser du som team i Teams og som grupper i Outlook. 

Teams-team, basert på organisasjonsstrukturen 

• HIM - Høgskolen i Molde
• Administrasjon
• Adm IT-senter
• Adm Studiekontor

Samarbeidsområder: Kanaler i Teams-team

Det finnes allerede team i Teams, basert på høgskolens organiasasjonsstruktur, som du kan tenke på som fellesområder. I disse Teams-teamene kan det opprettes kanaler for samarbeidsområder til arbeidsgrupper, utvalg eller prosjekt. 

I en kanal kan du begrense hvem som har tilgang, og det er mulig å organsisere både filer og innlegg på en oversiktlig måte. 

Kanaler: Eksempel fra administrative Teams-team

Alle team i Teams har som standard kanalen "Generelt". Behovet for flere kanaler kan variere. Eksempelvis kan det være behov for å opprette egen kanal for:  

• Driftsmeldinger
• Fravær 
• Ansvarsområder innenfor enheten som skal ha begrenset tilgang

Kanalen "Generelt"

I noen Teams-team brukes denne kanalen til alle innlegg og filer. Kanalen dekker også ofte sosialt innhold, istedenfor at det er opprettet en egen kanal for dette. 

Driftsmeldinger og fravær per enhet

For eksampel IT-senteret har disse to kanalene, som brukes mye: 

• Driftsmeldinger
• Fravær

Når det gjelder fravær så legger den enkelte også dette inn i sin kalender. Fraværskanalen i Teams gir en tilleggsverdi, for å raskt kunne: 

• Sende og motta beskjeder
• Få oversikt

Tips til samhandling

Lagre og dele filer - OneDrive eller Teams? 

• Bruk OneDrive når du jobber alene på et dokument eller når du skal dele det med få personer
• Bruk Teams når dokumentet skal deles og redigeres av en gruppe

Samhandling i sanntid

• Jobb direkte i samme dokument, i Teams eller OneDrive, istedenfor å sende vedlegg fram og tilbake på e-post
• Bruk @-mentions: Tagg kollegaer i kommentarfelt i Word og Excel eller i Teams-chatten, slik at de kan få et varsel. For eksempel:  @Anne, kan du sjekke innhold i det siste avsnittet på side 10

Hjelp oss å holde orden i Teams-strukturen

Du bør, så langt det er mulig, unngå å opprette et nytt Teams-team.  Opprett heller en kanal, i et av høgskolens Teams-team, når du trenger et nytt samarbeidsområde. 

Ofte stilte spørsmål

SharePoint og OneDrive: Hvor finner jeg det?

Du finner SharePoint som en app når du logger på Microsoft 365. 

Gå til Microsoft 365 Apper

Via appen SharePoint kan du også gå til OneDrive, som er ditt HiMolde lagringsområde i Microsoft 365. Du kan også se ditt OneDrive område ved høgskolen i Windows filutforsker. 

Sammenhengen mellom Teams og SharePoint

SharePoint underbygger verktøyene for samarbeid og lagring i Mircrosoft 365, og henger tett sammen med Teams: 

• Teams fungerer som et grensesnitt for sanntidskommunikasjon
• SharePoint er det underliggende lagringssystemet

Når det opprettes et nytt team eller en privat kanal i Microsoft Teams, så opprettes det automatisk et gruppeområde i SharePoint. (Det kan også opprettes Sharepoint-områder uten Teams-funksjonalitet.) 

Vi kan oppsummere at kanalene i et Teams-team har et tilhørende lagringsområde i SharePoint. Videre er det en forskjell på kanaler med og uten tilgangsbegrensning:

• Standardkanaler (uten begrensning på tilgang innenfor et Teams-team) er organisert i mapper per kanal, under fellesområdet i SharePoint for tilhørende Teams-team
• Private og delte kanaler oppretter egne og isolerte lagringsområder i SharePoint, for å sikre riktig tilgangsstyring

Behov for hjelp med en tjeneste

Hvis du har spørsmål eller trenger hjelp med en tjeneste, så anbefaler vi at du sender en henvendelse til en av våre supportkanaler i Pureservice: 

Send henvendelse til supportkanal i Pureservice

Ved å melde inn sak til en supportkanal er du bedre sikret å få raskt svar, fra riktig person eller support-team.

Du kan også kontakte direkte den som kan hjelpe deg, hvis du foretrekker det.