Tilsagn og prosjektgjennomføring
Det er strenge krav til dokumentasjon, budsjett og økonomistyring for eksternt finansierte prosjekt for utdanning og forskning. Her finner du informasjon og maler for prosjektgjennomføring, bruk tidslinjen nedenfor for navigasjon.
Tilsagn og prosjektgjennomføring
Avslutning av prosjekt
Rapportering, regnskap og sluttfaktura, avslutt prosjektet i SIKT og REK
Ved tilsagn, før oppstart
Gjør følgende:
Prosjektleder
- Informer prosjekt@himolde.no om at vi har fått tilsagn. Legg ved tilsagnsbrev, søknad m/budsjett og avtale/kontrakt.
- Prosjektleder og deltakere må fastsettes.
- Avtaler må leses og gjennomgås
- Avtaler skal signeres av person som har fullmakt til dette (ikke prosjektleder)
- Fylle ut mottatt skjema for prosjektopprettelse og sende tilbake til økonomi.
Økonomikontoret:
- Sende ut skjema for prosjektopprettelse til prosjektleder
- Opprette prosjekt og arbeidsordrer i økonomisystemet
- Sende ut praktisk informasjon til prosjektleder og andre aktuelle personer (budsjettenhet, prosjektnummer og lignende).
- Lage forslag til internt prosjektbudsjett for innlesing i økonomisystem.
- Sørge for at aktuelle prosjekt er tilgjengelig i portalen for reiseregninger
Andre støttefunksjoner (stab, avdelingsstøtte):
- Kvalitetssikre avtale/kontrakt
- Signere avtale/kontrakt
- Opprette prosjekt/sak i P360 og arkivere relevante dokumenter
Gjennomføring
Prosjektledelse:
Prosjektleder er den som har ansvaret, men det er lov å delegere oppgaver innad i prosjektet.
Overordnet ansvar:
- Sikre at prosjektet gjennomføres i henhold til mål, tidsplan og budsjett
- Overholde krav fra finansieringskilde og institusjon
- Rapportere til prosjektansvarlig, institusjonens ledelse og eksterne aktører
Prosjektleder må sørge for
Timelister:
Alle prosjektdeltakere skal lage reelle timelister, og påse at disse stemmer overens med annen dokumentasjon som for eksempel reiseregninger. Disse må sendes til økonomikontoret for belasting på prosjekt.
For prosjekter med ulike arbeidspakker, er det meget viktig at timer føres på riktig arbeidspakke/arbeidsordre.
Innkjøp (varer og tjenester):
Sørge for at alle innkjøp tilhørende prosjektet føres/belastes korrekt prosjektnummer, konto og budsjettenhet i fakturaløsningen.
Reiseregninger og utgiftsrefusjoner:
Må registreres korrekt, og på riktig prosjekt og arbeidsordre. Ved utgiftsrefusjoner skal kvittering (dokumentasjon) ligge vedlagt i leselig format (.pdf, .png).
Finner du ikke riktig prosjektnummer, ta kontakt med økonomi- eller personalkontoret.
Les mer om hvordan en reiseregning skal registreres korrekt, eller ta kontakt med avdelingsstøtte eller personalkontoret.
Rapportering
Det er prosjektleder som har hovedansvaret for at rapportering skjer i henhold til avtale. Det er viktig å ha kontroll på når det skal rapporteres eksternt på prosjektet, og hva som skal rapporteres. Husk å sette av nok tid til dette. Økonomikontret kan støtte ved behov, men må få beskjed om dette i god tid i forkant.
Det kan være nyttig starte med rapporten allerede fra prosjekstart.
Økonomikontoret hjelper med
- Løpende oppfølging av prosjektøkonomien/prosjektregnskap
- Støtte til ekstern og intern rapportering
- Belaste prosjektet med kostnader (feks. intern lønn og indirekte kostnader) for minimum hvert tertial (1.tertial= januar-april, 2.tertial= mai-august og 3.tertial= august-desember)
- Større innkjøp
- Fakturering
Vi har tertialvis økonomirapportering til KD. Det betyr at vi må rapportere tall for hver 4.måned (april, august og desember), og at alle prosjektregnskap må være ajour når dette gjøres.
Regnskap
Prosjektet skal ha eget prosjektregnskap.
Undersøk hva din finansieringskilde krever av dokumentasjon ift regnskap og hvor ofte prosjektet skal fakturere finansieringskilde.
Før timer regelmessig, både fakturerbare og egeninnsats. Inkluder kommentarer på hvilke aktiviteter som er utført for førte timer. Det er vanskelig å huske hva man har gjort når det har gått noe tid, og mange finansieringskilder krever kommentarer for alle førte timer.
Hold oversikt over hvordan man ligger ann i timebruk og kostnader i forhold til budsjettet, dette gjelder spesielt for direkte kostnader. Om du vil motta egne rapporter avtales dette med økonomi.
For hjelp ta kontakt med prosjekt@himolde.no eller regnskap@himolde.no
Personvern
Undersøk om du må søke til SIKT eller REK for å kunne gjennomføre prosjektet ditt.
Avslutning
Prosjektleder må sørge for
Rapportering
I de fleste prosjekter må man rapportere til finansieringskilden, prosjekteier eller samarbeidspartnere. Dette avhenger av type prosjekt og finansieringskilde, og står beskrevet i kontrakten.
Regnskap og fakturagrunnlag (sluttfaktura)
Pass på at alle kostnader tilknyttet prosjektet er kommet med, og ligger i prosjektregnskapet (timer, reiser, innkjøp osv)
Fakturagrunnlag sendes til regnskap for sluttfakturering. Trenger du hjelp kan dette gjøres sammen med avdelingsstøtte.
- Det er viktig at du har ført timer med kommentarer gjennom prosjektperioden, dette gjør arbeidet med fakturagrunnlag enklere.
- Ta kontakt med prosjekt@himolde.no eller regnskap@himolde.no for ytterligere veiledning.
Mal for fakturagrunnlag (docx) (krever innlogging)
Sluttmøte med samarbeidspartnere
Et sluttmøte for å diskutere veien videre kan være nyttig. Kanskje var prosjektet ditt starten på en større satsning og videre søknader.
Prosjektets samarbeidspartnere kan utgjøre et verdifullt nettverk for videre satsing – ta derfor godt vare på disse relasjonene
Avslutt prosjektet og datalagringen i SIKT og REK
Når fristen er ute for lagring av data må det utføres tiltak etter hva SIKT og/eller REK krever. Det er viktig å følge disse reglene slik at du ikke lagrer data ulovlig.
Nye søknader
En videreføring av prosjektresultatene kan gjøres ved å søke på nye utlysninger. Det kan være en styrke i nye søknader at det bygger på tidligere gjennomførte studier.
Økonomikontorets oppgaver:
Sluttfakturerer
Stenger prosjektnummer
Alle prosjekter skal avsluttes i økonomisystemet i forbindelse med sluttrapportering til bidragsyter eller oppdragsgiver. Prosjektleder utfører sluttrapportering, og gir beskjed til økonomikontoret som igjen avslutter prosjektet i systemet.
Kontakt oss
- E-post
- lisa.k.midtbo@himolde.no
- Telefon
- +47 71 21 41 56
- E-post
- marit.o.slettvag@himolde.no
- Telefon
- +47 71 19 58 57
- E-post
- tone.straumsheim@himolde.no
- Telefon
- +47 71 21 42 90