Søknadsfase

Klare ansvarsområder: Definer tidlig hvem som skal lede skrivearbeidet av søknaden. Definer også tydelig hvem som er ansvarlig for hvilke deler av søknaden.

Samarbeid og kommunikasjon: opprett regelmessige møter, gjerne korte statusmøter, for å diskutere fremdrift og utfordringer. Gi konkrete og tydelige oppgaver med tidsfrister for å sikre god fremdrift. God kommunikasjon er nøkkelen til et vellykket samarbeid. Ikke vær redd for å lede og delegere, de fleste liker tydelige oppgaver i en skriveprosess.

Kvalitetssikring: Inkluder tid for gjennomgang og revidering av søknaden før innsending. Dette kan bidra til å identifisere og rette opp eventuelle feil eller mangler før innsending.

Tilbakemelding: Be om tilbakemelding fra kolleger eller andre kontakter. Eksterne synspunkter kan gi verdifulle innspill og forbedringer. Bruk gjerne forskningsadministrasjonen.

Et tydelig og forståelig språk er viktig i alle søknader. Unngå fagspesifikk sjargong som kan være vanskelig for andre å forstå. Det er ofte ikke eksperter innen ditt felt som vurderer søknaden, så det er viktig at det er forståelig utenfor fagområdet.

Et tips er å la noen som ikke er i samme fagfelt til å lese gjennom søknaden din. Her kan forskningsadministrasjonen være behjelpelig med å lese over søknaden og komme med innspill.

Se skriveregler og ordbok for Høgskolen i Molde

Om du ønsker å forbedre din skrivekompetanse i norsk, kan du ta online-kurset Den gylne pennen – et e-læringskurs i klarspråk fra DIFI (lenke til dfo.no)

Tydelige mål og delmål er viktig for å la leser forstå hva prosjektet planlegger å utføre. Korte mål der man heller utdyper lenger ned i teksten kan være nyttig for at ikke det viktige budskapet drukner i tekst. Det er lett at mål kan bli for vage og åpne, les de gjerne høyt for en kollega for å vurdere om målene er tydelig nok.

Illustrasjoner av hva prosjektet skal gjøre kan være nyttig for raskt å la leseren forstå prosjektet. Arbeidspakker kan for eksempel legges inn i illustrasjonen, eventuelt som en tidslinje for hva som skal skje i prosjektet.

Relevans og nytteverdi er punkter som prioriteres høyt hos alle finansieringskilder. Dette feltet bør prioriteres tidlig i skrivefasen for å få en god begrunnelse for hvorfor ditt prosjekt skal få midler.

Relevans- forklar hvordan prosjektet er relevant i forhold til utlysningen med konkrete eksempler fra utlysningsteksten. Dette viser at du har lest utlysningen godt. Henvis gjerne til regionale, nasjonale og/eller internasjonale strategier og satsningsområder for å vise hvor relevant ditt prosjekt er.

Nytteverdi (impact)- fortell hvordan prosjektet kan ha betydning både for partene i søknaden og for samfunnet, både regionalt og globalt. Her kan det henvises til bærekraftsmål.

Tenk nøye gjennom leveransene du fører opp i søknaden. Er leveransene realistiske, eller har du lovet for mye i prosjektet? Det er fristende å sikte høyt for å kunne vinne frem i konkurransen, men det er viktig at man kan klare å levere det man lover, gjør man ikke det kan det bli økonomiske-konsekvenser.

Kontakt prosjekt@himolde.no for innspill og hjelp til budsjett så tidlig som mulig i søknadsfasen.

Budsjettet må gjenspeile teksten og aktivitetene i søknaden. Det er derfor viktig at det er prosjektleder som utarbeider prosjektbudsjettet og estimerer tidsbruk.

Start tidlig i søknadsprossen med å sette opp budsjett. En anbefaling er å sette opp en detaljert oversikt over alle aktiviter og reiser i et excelark, og så legge inn timer og kostnader for hver aktivitet. Da får man en mer realistisk oversikt over hva totalsummen blir, samt at det er lettere å gjøre endringer underveis for å ha et balansert budsjett.

Husk å

• lese utlysningen nøye, her står det hva man kan få penger til og ikke.
• innhente riktig timepris for de ulike prosjektmedarbeiderne.
• dekk alle direkte kostnader som kan oppstå i prosjektet. Her kan det være en god idé med en buffer da kostnader kan øke, samt at uforutsette utgifter kan oppstå.
• legge inn timer for å skrive eventuelle søknader til SIKT eller REK da dette kan være ressurskrevende oppgaver i et prosjekt.
• legge til utgifter som for eksempel open access ved publisering og eventuelt kostnader ved datalagring.
• legge til moms (mva) kostnader. Dette er som regel en ren kostnad for oss og ikke noe vi får igjen. De fleste leverandører oppgir priser uten mva, husk å legge til 25% ekstra for å få den prisen vi må betale.
  For eksempel: Pris for konsulent på 5 000 euro + 25% = kostnad på 6 250 euro

Du finner maler og verktøy lengere ned på siden. EU-søknader har gjerne egne maler som lastes ned fra portalen, ta kontakt med økonomirådgiver for tilpasset mal til din EU-søknad.

NB: Budsjett skal godkjennes av dekan og i noen tilfeller også av økonomisjef.

Les mer om budsjett og økonomistyring

Les mer om faser i prosjekt, hva som må gjøres og hvem som har ansvar

Når søknaden er klar, bør den evalueres både faglig og administrativt.

Faglig evaluering kan gjøres av andre kolleger. Forskningsadministrasjonen kan være behjelpelige med å sjekke søknaden for formelle feil, og se om den svarer på utlysningen. Økonomi skal kvalitetssikre budsjett.

Er det gjort formelle feil i innsendte søknader, blir søknadene som regel avvist.