Her er de viktigste reglene om IKT-sikkerhet som vi skal forholde oss til i det daglige.
Klassifisering av informasjon
HiMolde har utviklet en veiviser som skal benyttes av ansatte og studenter til å klassifisere informasjon.
HiMolde klassifiserer informasjon i fire beskyttelsesnivå – åpen (grønn), begrenset (gul), fortrolig (rød) og strengt fortrolig (svart).
Klassifiseringsguide skal brukes til å klassifisere informasjon. Les mer om klassifiseringsguiden på HiMolde nettsider.
Når du har klassifisert informasjonen, bruker du lagringsguiden til å avgjøre hvor du skal lagre informasjonen. Les mer om lagringsguiden -> Lagringsguide - Høgskolen i Molde (HiMolde.no)
E-post
-
Røde og svarte data, jf klassifiseringsguiden, skal ikke sendes på e-post.
-
Dersom det er mottatt e-post med røde og/eller svarte data, skal e-posten legges inn i saksbehandlingssystemet. Opprinnelig melding (og eventuelle kopier av denne) skal slettes. Skal man sende e-post med røde og svarte data, skal dette gjøres kryptert eller kryptert via File Sender. Kode sendes på sms.
-
Sjekk at mottakeradressene er korrekte før e-poster sendes.
-
Vedlegg og lenker skal ikke åpnes dersom du ikke stoler på innholdet. Husk at e-poster konstruert for phishing kan se ut til å komme fra en kollega.
Internett
HiMolde identifiseres ved all bruk av internett fra våre systemer. Ta hensyn til dette.
Internett skal brukes for virksomhetsrelaterte formål, slik som i forbindelse med e-post og surfing. Det er tillatt med noe privat bruk. Eksempler på akseptabel og uakseptabel bruk:
Akseptabel bruk
-
Nettaviser, nettbank, hjemmesider og informasjonssider
-
E-post (også nettbasert privat e-post)
-
Sosiale nettsteder som Facebook, X, YouTube og lignende
Uakseptabel bruk
-
Brudd på norsk lov og åndsverkregler
-
Brudd på HiMolde retningslinjer og regler.
Sikkerhet på eget kontor
Dokumenter som inneholder røde eller svarte data skal ikke ligge åpent tilgjengelig for uvedkommende.
Når man forlater kontoret i løpet av arbeidsdagen skal maskinen låses (Windowstasten + L).
Kontordøren skal låses når kontoret ikke benyttes (ferie, kurs, når man går for dagen).
Lagring og sikkerhetskopiering
Viser til Høgskolen i Moldes lagringsguide:
Lagringsguide - Høgskolen i Molde (himolde.no)
Utskrift, kopiering og makulering
Høgskolen benytter en utskriftstjeneste fra Kofax / Equitrac. Les mer om tjenesten her Utskrift - Høgskolen i Molde (HiMolde.no). Her må man identifisere seg med brukernavn og passord eller adgangskort ved skriveren for å hente utskrifter.
Dokumenter må ikke bli liggende på kopimaskin/skriver.
Ved behov for større mengder trykksaker bestilles det ved HiMolde hustrykkeri -> Trykkeritjenester - Høgskolen i Molde (HiMolde.no)
Dokumenter eller notater med gul, rød eller svart informasjon, jf klassifiseringsguiden skal makuleres.
Fysiske lagringsmedier som skal kastes, og som inneholder konfidensiell eller sensitiv informasjon, skal slettes og kastes på en forsvarlig måte. Merk i den anledning at det ikke er tillatt å lagre svarte data på minnepenn, se nærmere om dette i lagringsguiden.
Rutine for låsing
Inngangsdører er åpne hverdager fra kl 07:00 til 18:00 i undervisningsperiodene. Utenfor undervisningsperiodene er inngangsdørene åpne fra kl 07:00 til 16:00.
Alle inngangsdører er styrt av adgangskontrollsystemet, slik at alle med adgangskort kan låse seg inn i byggene hele døgnet.
Undervisningsrom er åpne hverdager fra kl 07:00 til 18:00 i semesterperiodene. Utenfor semesterperiodene rommene stengt. Kun ansatte kan låse seg inn på undervisningsrommene utenfor åpningstid.
Kontorsonene er styrt av adgangskontroll, og er låst inntil man låser seg inn på morgen. I semesterperiodene holdes døren åpen inntil sistemann forlater kontoret og låser med adgangskortet sitt eller til kl 16:20. Utenfor semesterperiodene stenges dørene kl 15:30. Kontorsonene kan kun låses opp av ansatte.
Se oversikt over semester og inndeling av studieåret på hjemmesiden -> Aktivitetsplaner og nøkkeldatoer - Høgskolen i Molde (HiMolde.no)
Den enkelte har et selvstendig ansvar for å sørge for at kontorsonen og eget kontor låses når man forlater kontoret.
Fjerntilgang
Høgskolen har 2 løsninger for fjerntilgang:
-
VPN-løsning: Den er tilgjengelig for ansatte og studenter, og krever flerfaktorautentisering ved bruk av HiMoldeolde.no Microsoft 365 konto. Tjenesten gir tilgang til interne systemer og ressurser, og er kryptert. Se tjenestesiden -> Koble deg til høgskolens nett via VPN - Høgskolen i Molde (HiMolde.no)
-
Eksternt skrivebord: Den gir tilgang til en virtuell arbeidsstasjon i publicsonen i campusinfrastruktur. Tjenester som benytter FEIDE eller Microsoft 365 autentisering vil kreve flerfaktorautentisering. Den er tilgjengelig for ansatte og studenter. Se tjenestesiden -> Remote Desktop - Høgskolen i Molde (HiMolde.no)
Bruk av mobiltelefoner og nettbrett
HiMolde gir de ansatte mulighet for tilgang til e-post og kalender på mobiltelefon og nettbrett. Dette gjelder også på enheter som eies av den ansatte. Skjermlås må være aktivert.
Mister man mobiltelefonen sin eller på annen måte mistenker at andre har tilgang til informasjon på mobilen (som SMS-er), skal man straks si ifra til sikkerhetsansvarlig eller nærmeste leder. Dette gjelder også hvis man mistenker at brukernavn og passord er kommet på avveier, eller at man bare ønsker å være på den sikre siden.
Kommunikasjon og deling av filer eksternt
-
Akseptabel bruk og uakseptabel bruk ved kommunikasjon og deling av filer eksternt, vises til HiMolde klassifiserings- og lagringsguide
For særskilte behov, ta kontakt med sikkerhetsansvarlig eller nærmeste leder.
Taushetsplikt
Alle ansatte har generell taushetsplikt etter forvaltningsloven § 13.
Ekstern taushetsplikt gjelder alle, herunder familie og tidligere kollegaer.
Taushetsplikten gjelder også internt, både ved bruk av fagsystem og i dialogen mellom kollegaer. Det skal ikke søkes tilgang til taushetsbelagt informasjon i våre systemer uten at det foreligger tjenstlig behov.
Avvik
Et avvik er en uheldig hendelse eller et regelbrudd, og er noe som kan skje i alle virksomheter. Brudd på disse reglene, og internkontrollen for øvrig, skal rapporteres til sikkerhetsansvarlig, personvernombud eller nærmeste leder, som avvik. Meld straks fra dersom du oppdager sikkerhetsbrudd eller hendelser som kan ha betydning for sikkerheten.
Det skal være en lav terskel for å rapportere avvik. Meld også fra om situasjoner hvor noe kunne gått galt, slik at vi kan forbedre oss.