Utenlandsopphold - retningslinjer
Sist oppdatert 06.05.19
1. Generelt
Retningslinjene gjelder økonomisk støtte/stipend til studieopphold ved utenlandsk universitet/forskningsmiljø i forbindelse med forskningstermin jf Retningslinjer for tildeling av forskningstermin og doktorgradsutdanning jf Forskrift for graden philosophiae doctor (ph.d) ved Høgskolen i Molde - Vitenskapelig høgskole i logistikk. Retningslinjene omfatter fast ansatte og stipendiater der høyskolen har arbeidsgiveransvar.
Det forutsettes at oppholdet er ved en anerkjent utenlandsk institusjon og i tråd med formålet med tildelt forskningstermin/doktorgradsarbeid. For stipendiater skal oppholdet i tillegg være anbefalt av hovedveileder/doktorgradsutvalg.
Utenlandsopphold starter normalt 1.1 eller 1.8 og avsluttes normalt 30.6 eller 31.12.
Stipend til ansatte er som hovedregel skattepliktig ytelse, jf skattelovens § 5-1 1. ledd[1]. Skatteplikten faller bort når stipendet tar sikte på å dekke nødvendige og dokumenterte merutgifter knyttet til formålet med utbetalingen, f.eks. reise, husleie og jobbrelaterte utgifter. Den ansatte tar kontakt med Skatteetaten for spørsmål og rådgivning om hvordan utenlandsoppholdet vil påvirke skattesituasjonen.
Stipendreisen er ingen tjenestereise og omfattes derfor ikke av reiseregulativets bestemmelser, jf. Departementets kommentar til §1 nr 1 i særavtalen for reiser i utlandet.
Det oppfordres til å søke ekstern finansiering der dette er aktuelt. Det blir foretatt avkorting i beregningsgrunnlaget for eventuell ekstern støtte med 50%. Det kan også gjøres tilsvarende avkortning for bruk av insentivmidler og eventuelle andre inntekter ved:
- utleie av bolig
- honorar for gjesteforelesning
For konferansereiser eller lignende som det er hensiktsmessig av praktiske årsaker at gjennomføres fra oppholdsstedet, kan det søkes avdelingen om midler til dette. Slike aktiviteter må ha et helt begrenset omfang slik at det ikke går ut over forskningsterminen.
For stipendiater som er opptatt ved annen norsk institusjon, blir det forventet at studenten søker om minst 50 % dekning fra denne institusjonen. Den relative andelen av driftsmidler for stipendiater inngår i tildeling av stipend ved utenlandsopphold.
Styret fastsetter årlig budsjettramme for stipend ved utenlandsopphold.
2. Dekning av utgifter
Oppholdsstipend
Oppholdsstipendet beregnes etter faste satser og gis ut fra en konkret vurdering av hva som ansees som et rimelig tilskudd for at utenlandsoppholdet kan gjennomføres.
Det kan gis støtte til dekning av utgifter for opphold fra tre til 12 måneder, med inntil følgende:
- For første måned gis et etableringstilskudd som tilsvarer 35 ganger landets sats for kostgodtgjørelse.
- Etterfølgende måneder gis et tilskudd på kr 9 000 for enslige og kr 15 000 for familier.
Ved ekstern finansiering kan det tilstås lavere sats.
Etableringstilskuddet forutsettes å dekke alle kostnader knyttet til etablering som utstyr, internett, møbler mv. En bør normalt leie møblert bolig. Dersom oppholdet strekker seg over flere land må hvert av oppholdene være på minst tre måneder før nytt etableringstilskudd gis.
Oppholdsstipendet er ment å dekke alle kostnader knyttet til oppholdet. Det kan likevel i tillegg tilstås dekning av besøksavgift, studieavgift eller lignende, i de tilfeller slike kostnader er særlig store. Ved opphold på steder med særlig høyt prisnivå på bolig kan det søkes om utvidet månedssats.
Reisestipend
Reiseutgifter til/fra oppholdsstedet dekkes etter billigste reisemåte. Støtte til dekning av reise for familiemedlemmer kan bare forekomme dersom det gjelder opphold av minst tre måneders varighet. Dersom en ansatt reiser uten familie kan én hjemreise dekkes per seks måneders opphold. Alternativt kan tilsvarende kostnad benyttes til dekning av besøk fra familiemedlemmer.
Unntaksvis kan forskningsopphold skje ved institusjon i Norge. Stipendet dekker da kun merkostnader til bolig og reise til/fra oppholdsstedet.
3. Søknadsprosedyre
Rektor har avgjørelsesmyndighet, etter innstilling fra hhv dekan (via søknad om forskningstermin) og hovedveileder/doktorgradsutvalg (for doktorgradsstudenter). Søknad om stipend ved utenlandsopphold sendes til ØP-kontoret senest én måned etter at forskningsterminen/ utenlandsoppholdet er innvilget.
Søknaden skal inneholde/vedlegges:
- spesifisert kostnadsoverslag over forventede merkostnader (boutgifter basert på sjekk i markedet, reiseutgifter og ev annet)
- opplysninger om det er/vil bli søkt støtte fra eksterne kilder
ØP-kontoret oppsummerer innvilget utenlandsopphold i eget brev. På bakgrunn av innsendt dokumentasjon og kostnadsoverslag vurderes om stipendet utbetales trekkfritt eller trekkpliktig. Mangler slikt spesifisert overslag blir hele eller deler av beløpet utbetalt som trekkpliktig stipend. Dokumentasjon for skattefritak er arbeidstakers ansvar, og arbeidstaker må selv ta vare på dokumentasjon for ev etterkontroll av ligningsmyndigheter.
4. Andre forhold
Stipendet utbetales som hovedregel i tre rater; 50% ved start, 30% midtveis og 20% etter at utenlandsoppholdet er avsluttet og regnskapet er gjort opp. Stipendmottaker skal innen én måned etter at oppholdet er avsluttet levere regnskap med originale bilag til ØP-kontoret på eget skjema. Det skal i tillegg leveres et foreløpig regnskap innen 1.desember for at stipendet skal bli innberettet på riktig år.
Det skal ikke leveres reiseregning i Ansattportalen.
Ubrukte stipendmidler tilbakebetales.
Vedtatt av høgskolestyret 19.9.2013