1. Studentenes personvern
Når HiM har digital undervisning, behandler vi personopplysninger, i form av lyd, bilde og/eller navn. Dette gjelder alltid foreleser, men også i noen tilfeller studentene.
HiM må ha rettslig grunnlag for å bruke personopplysninger i sin digitale undervisning, og de som deltar skal ha god informasjon om dette.
2. Hvorfor bruker HiM digital undervisning, og hvilken hjemmel har vi for bruken
For å ivareta HiMs samfunnsoppdrag som utdanningsinstitusjon, er det viktig å kunne tilby alternative undervisningsformer.
Behandlingen av personopplysningene ved digital undervisning er nødvendig for at HiM skal kunne utføre sitt arbeid etter universitets- og høyskoleloven. Behandlingen av studentenes personopplysninger, er nødvendig som ledd i HiMs virksomhet og formål som utdanningsinstitusjon jf. personvernforordningen art. 6 (1) (e) jf. universitets og høyskoleloven § 1-3.
3. Hvilke personopplysninger behandler vi ved digital undervisning
Panopto og Zoom er de plattformene vi bruker til digital undervisning. I tillegg brukes Teams som samhandlingsplattform i de ulike emnene («Team classes»).
Ved digital undervisning kan navn, lyd og bilde vises av både studenter og foreleser. Panopto er en video-, strømmings- og lagringstjeneste. Panopto brukes primært til opptak, mens Zoom brukes primært til strømming.
Det er opptaksfunksjoner for strømming. Opptak kan og skal kun gjøres av foreleser, og lagres av denne. Øvrige deltakere skal sperres fra muligheten til å gjøre opptak.
Teams brukes som samhandlindlingsplattform (chatt, samskriving osv.) Her identifiseres brukeren med navn og e-postadresse. Studentene kan legge inn ytterligere kontaktinformasjon på eget initiativ.
4. Hvordan kan studenten skjerme seg fra å dele sine personopplysninger
Ved bruk av Zoom og Panopto til undervisning er det stort sett frivillig for studenter om de ønsker å delta med bruk av bilde og/eller lyd under strømmingen av undervisning. Dette styres av studenten selv, med innstillinger ved tilkoblingen til undervisningsstrømmen.
Se nærmere her:
https://www.himolde.no/tjenester/it/zoom/
Panopto - Høgskolen i Molde (himolde.no)
Hvis studenten vil, kan studenten sende tekst via den innebygde chat-funksjonen. I zoom velger man selv om man chatter anonymt eller med eget navn. I Panopto må du være identifisert i chatten.
Dette kan også når som helst endres av studenten så lenge strømmingen foregår.
I noen tilfeller er det obligatorisk deltakelse for studentene i den digitale undervisningen. Studenten kan da ikke skjerme seg fra å dele sine personopplysninger.
5. Hvilke personopplysninger kan ikke studenten skjerme seg fra
Hvis studenter logger seg på med sin FEIDE-bruker sendes for- og etternavn og HiM-epostadresse til SIKT, som leverer Zoom og Panopto til HiM. Det samme gjelder Teams, som leveres av Microsoft.
I tillegg samler HiM inn analysedata om bruk av Zoom, Panopto og Teams, slik som vertskap, deltagere, tidspunkt, maskinvare og IP-adresse. Dataene er strengt tilgangsbegrenset og tjener HiMs interesse i å optimalisere, feilrette, produsere statistikk for og forbedre tjenesten, jf. personvernforordningen art. 6(1)(f).
HiM kjører via sine underleverandører en egen installasjon av Zoom. Dette innebærer at HiM ikke er underlagt Zoom sin generelle personvernpolicy.
Se ellers nærmere her: https://sikt.no/tjenester/zoom#beskrivelse-av-tjenesten
6. Regler for ikke-obligatorisk undervisning
Ved frivillig undervisning er studenten ikke pliktig å delta på forelesningen, og følgelig ikke pliktig å delta aktivt med lyd/bilde/navn under forelesningen. Studentene kan følge strømmingen anonymt, og det samles følgelig ikke inn personopplysninger med mindre studenten selv tar initiativ til dette.
Dersom studentene selv velger å dele sine personopplysninger under strømming og eventuelt opptak, vil ikke nødvendigvis alle de ordinære personvernrettigheter kunne innfris. HiMs behandling av personopplysningene vil i tilfelle ha rettslig grunnlag i personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. Universitets- og høyskoleloven § 1-3 : Strømming og opptak gjøres for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse.
Denne rettslige vurderingen forutsetter at HiMs standardinnstillinger benyttes. Det vil bl.a. innebære at studenter som logger seg på for å se på strømmingen av undervisningen som innebygd standard ikke deler lyd, bilde og/eller navn med andre. Møteansvarlig/foreleser kan endre denne standarden på sin forelesningsrekke, men studenter kan uansett skjerme seg på vanlig måte når man går inn i møtet.
I de tilfeller HiM gjør opptak, skal HiM informere studentene om:
• at det tas opptak, og alle spørsmål fra «salen» vil bli en del av opptaket. De som ikke ønsker å bli en del av opptaket kan oppfordres til å bruke chat eller sende spørsmål på e-post.
• formålet med opptaket
• hvor lenge opptaket blir lagret
• hvor opptaket blir lagret, og eventuelt delt
• hvem som har tilgang til opptaket
• hjemmelsgrunnlag for behandlingen
7. Regler ved obligatorisk undervisning
7.1 Obligatorisk undervisning med strømming
Den obligatoriske deltakelsen, medfører at studentene vil komme med på strømmingen med navn, uavhengig av om dette er noe studenten ønsker selv eller ikke. Dette for å registrere at studenten har møtt opp. I sjeldne tilfeller kan det også hende at det er nødvendig at studenten deltar med lyd og/eller bilde.
Ved strømming av obligatorisk undervisning, vil HiMs rettslige grunnlag være personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. universitets- og høyskoleloven § 1-3: Strømming gjøres for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. Siden studentene ikke kan skjerme seg fra å dele personopplysninger, må HiM i slike tilfeller vurdere særskilt om HiMs behov for å strømme er strengt nødvendig for å oppfylle formålet som utdanningsinstitusjon. I dette ligger at strømming må være egnet for å nå formålet, nødvendig for å nå formålet og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene.
Vårt formål er å gi fleksibel og tilrettelagt undervisning for alle studenter. Digital undervisning inngår som del av dette.
På generelt grunnlag vurderer HiM det slik at vi har hjemmel for å kreve at studentene deltar med eget navn. Dette er den enste måten vi kan registrere oppmøte på ved digital undervisning, og derfor er det strengt nødvendig for å oppfylle vårt formål som utdanningsinstitusjon.
7.2. Obligatorisk undervisning med opptak
I de tilfeller hvor det er obligatorisk å delta på undervisningen, og studentene må dele personopplysninger uavhengig av eget ønske, er det i utgangspunktet ikke mulig for foreleser å ta opptak av forelesningen. Slikt opptak vil lagres, og vil ha/oppleves å ha vesentlig større personvernkonsekvenser for studentene enn vanlig strømming.
Dersom HiM likevel må gjøre opptak, vil HiMs rettslige grunnlag være personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. universitets- og høyskoleloven § 1-3: : Opptak gjøres for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse. I slike tilfeller må HiM vurdere særskilt om HiMs behov for å gjøre opptak er strengt nødvendig for å oppfylle formålet som utdanningsinstitusjon. I dette ligger at opptak må være egnet for å nå formålet, nødvendig for å nå formålet og proporsjonalt i forhold til personvernulempen for studentene.
Vårt formål er å gi fleksibel og tilrettelagt undervisning for alle studenter. Digital undervisning inngår som del av dette, og også opptak som kan sees av studentene på andre tidspunkt ved behov.
På generelt grunnlag vurderer HiM det slik at vi har hjemmel for å kreve at studentene deltar med eget navn ved obligatorisk undervisning. Opptak av undervisning vil ha som formål å tilrettelegge for studenter med særlige behov, begrenset mulighet å følge fysisk undervisning og rene tilgjengelighets- og bekvemmelighetshensyn.
Hvis det ikke er nødvendig å ta opptak for å oppfylle studentenes rettigheter og institusjonens forpliktelser, skal det i utgangspunktet ikke gjøres.
HiM skal i alle tilfelle ikke pålegge studenter å dele sine personopplysninger (navn, bilde og/eller lyd), uten at de på forhånd har blitt informert om dette.
Foreleser skal gi informasjon om:
- det aktuelle formålet med strømming eller opptak
- hvor og hvor lenge opptaket eventuelt skal lagres
- hvem som skal ha tilgang til strømming og/eller opptak.
8. Hvor skal informasjon gis
Informasjon som nevnt over, skal gis på Canvas og våre nettsider www.himolde.no.
Det må i tillegg gis nødvendig informasjon i forkant eller i begynnelsen av forelesningen.
9. For ansatte
Hjemmelsgrunnlag for strømming og/eller opptak av foreleser, er personvernforordningen art. 6 nr. 1 bokstav e, jf. universitets og høyskoleloven § 1-3: Opptak gjøres for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse og/eller arbeidsavtalen og arbeidsgivers styringsrett, som gir anledning til å bestemme at ansatte skal gjennomføre undervisningen digitalt, jf. også personvernforordningen art. 88.