Kort om bruk av diktafonen
Mobilappen Nettskjema-diktafon brukes til lydopptak. Alle som har tilgang til lage Nettskjema kan ta appen i bruk. Opptaket blir umiddelbart kryptert på telefonen og du kan av sikkerhetsmessige årsaker ikke lytte til opptak i mobilappen. Nettskjema-diktafon fungerer også offline og kan legge lydopptak i kø for levering.
- Hvis skjema ikke er aktivert for TSD kan lydopptak høres inne i Nettskjema.
- Hvis skjema er aktivert for TSD kan lydopptakene kun høres inne i TSD.
Viktig; skjermen må stå på på telefonen når Nettskjema-diktafon brukes. Aktiver gjerne flymodus under opptaket.
Husk backup
Det hender en sjelden gang at opplasting av opptak fra diktafon-appen feiler. Til intervjuer og andre viktige opptak anbefales det derfor å bruke diktafon-appen sammen med en ekstra enhet seg gjør opptak samtidig. Eksempler på ekstra enhet kan være en fysisk diktafon eller annen lydopptaker. Dette for å ha en backup tilgjengelig om diktafon-appen feiler i forbindelse med leveringen. Appen brukes på eget ansvar. Av sikkerhetsgrunner og tekniske årsaker er det dessverre ikke anledning til å gjenopprette opptak når noe har gått galt på telefonen og lydfilen ikke er lastet opp til Nettskjema.
- Bruk 2 opptaksenheter (f.eks. 2 telefoner, eller 1 telefon og en iPad) parallelt for å forebygge tap av data om et opptak skulle feile.
- Det er enkelt å installere appen på en ekstra mobil-enhet og så slette den etter arbeidet med opptak er over.
- Det kan også være mulig å benytte enheter uten SIM-kort som sikkerhetskopi så lenge enheten kobles til nett/wifi for å installere appen, og levere opptak.
- Det er også anledning til å bruke en digital diktafon/ fysisk opptaker som backup.
Kom i gang
Diktafonappen sender lydfilene videre til Nettskjema.
-
Sette opp Nettskjema for lagring av lydfilene fra diktafonen
- Opprett et nytt skjema og velg Skjematype: Fra mal.
- I dialogen velger du Nettskjema-diktafon, eller Nettskjema-diktafon for levering til TSD om du skal ta opp sensitive opplysninger og lagre dem i ett TSD-prosjekt.
- Du får da opprettet et skjema med følgende oppsett (disse feltene bør ikke endres):
- app-id - tekstspørsmål med en unik, ikke-person-identifiserende verdi fra enhetens konkrete installasjon av diktafon-appen.
- kommentar - tekstspørsmål med data fra dialogen i appen ved levering.
- lydfil (Spesialfelter: vedlegg) (se også eksempel-skjema)
- Kodebok er automatisk aktivert (innstilling) ved oppretting.
- Standard kodebokverdier som MÅ brukes for feltene «lydfil», «kommentar», «app-id» er satt slik:
- recording (lydfil/vedlegg)
- comment (kommentar)
- app-id (App-id)
- Gå til fanen Innhent svar i skjemaet for å finne nettadressen i form av skjema-id (Skjema-ID er de siste tallene, etter /a/ i URLen til skjemaet)
- Ta vare på tallet for skjemaet ditt. Det er dette tallet du oppgir som lagringssted for opptakene i diktafonappen på enheten din.
Når du har opprettet et nettskjema med tilknyttet diktafonapp som vist over, skal det som hovedregel ikke endres.
2. Last ned diktafonen på mobil enhet
- Last ned Nettskjema-diktafon til din mobile enhet:
- Start appen og oppgi skjema-id for skjemaet ditt. (Se over)
- Når opptaket er ferdig, sjekk at telefonen er på nett og at opptaket er levert.
3. Finn lydfiler i nettskjemaet
-
Lyd-filen skal nå være tilgjengelig i Nettskjema under lenken Liste over enkeltsvar under fanen Se resultater (gjelder ikke for TSD-skjemaer).
-
Du kan spille av lydfilen i avspilleren som vises i listen.
Lydfilen lastes da ikke ned på lokal maskin . -
Vi har lagt til rette for at avspilling av opptak gjøres direkte i nettleseren din. Lydfilene er lagret på serveren mens du arbeider med dem.
-
Det er teknisk mulig å laste ned opptak til lokal disk, men det anbefales å ikke gjøre dette av sikkerhetsgrunner. Vær klar over at nedlasting av opptak med personopplysninger bryter forutsetningen for å benytte diktafon-appen/nettskjema-tjenesten uten lagring i TSD.
Forberedelse av opptak og opptakslengde
-
Skru på flymodus så unngår at du blir oppringt eller får meldinger / annet støy under opptaket. Viktig: all bruk av mikrofon og høytaler på enheten under opptaket vil avslutte opptak. Du må da laste det opp, eventuelt med en kommentar, og starte nytt.
-
Bruk Mikrofon til mobil for best mulig lyd.
-
Appen bør være synlig hele tiden under opptaket. Altså ikke lukke apen, la kjøre i bakgrunnen eller slå av skjermen under opptaket. Koble på lader / strøm hvis har lite batteri på telefonen.
-
Makslengde på opptak er 60 minutter. Du må da laste det opp og starte nytt opptak.
-
Det kan for sikkerhetsskyld være lurt å skru av Siri og tilsvarende funksjoner på andre telefoner enn apple.
Personvern og sikkerhet
Hvis det skal gjøres opptak av intervjuer til forskningsformål forutsetter dette at man har NSD/REK godkjenning eller tilsvarende.
Aktivering for lagring i Tjenester for Sensitive data (TSD)
Forskningsprosjekter som er registrert i TSD kan koblet opp appen slik at lydfilene leveres direkte til prosjektets sikre lagringsområde i TSD.
Nettskjema er da "mediator". I praksis betyr det at diktafon-skjemaet aktiveres for sikker lagring i TSD. Se rutine for aktivering av Nettskjemaer mot TSD.
Husk at når du aktiverer skjemaer for TSD skal rettigheter på skjemaet være satt til "Åpent for alle" (ikke ID-porten pålogging, pålogging med Feide etc.).
Hvordan lokalisere og spille av lydfiler i TSD
- Lydfilene lagres som Nettskjema-vedlegg i et TSD-prosjekt. For å spille av lydfilen (.mp4) må man først lokalisere Nettskjema- mappen som diktafonen leverer lydfiler til. Se "Step 7: Locate and verify test-submission" i brukerveiledningen for TSD
- Naviger deg frem til mappen data/durable/nettskjema-submissions/langt nummer/skjemaID. Der skal du finne lydfilene kryptert med endelsen ".mp4.asc". De dekrypteres som beskrevet i punkt "c) Decrypt the test-answer". Prosessen med å dekryptere lydfilen i TSD kan også automatiseres ved hjelp av TSD-Data-Loader
- Deretter kan filen spilles av i f.eks. VLC Media Player (høyre klikke og velge "Open With").
Praktiske tips for stabile opptak
- La gjerne skjermen på telefonen stå på når Nettskjema-diktafon brukes.
- Du bør laste opp opptaket og verifisere oversendelse umiddelbart at opptaket er fullført.
- Ha alltid lenken til visning av opptakslisten lett tilgjengelig, så du kan se hva som er levert. Listen viser leveringstidspunkt. Den viser ikke opptakets lengde før du starter avspilling av opptaket.
- Benytt alltid den nyeste versjonen av appen som er tilgjengelig. Hvis du sletter appen blir alle lagrede opptaksdata fjernet fra enheten. Ingen data blir fjernet fra TSD eller Nettskjema ved sletting av appen.
- Hvis du bruker Nettskjema-diktafon for å ta opp gule data og ønsker å gjøre backup-opptak, se Lagringsguiden for ulike løsninger/enheter som er tillatt for gule data.
Avspilling og transkripsjon av lydfiler
Filene er i formatet MPEG 4 Audio (.m4a) som er optimalisert for tale. Disse kan avspilles med gratis programvare som VLC media player. Har du behov for et mer dedikert program for transkripsjon kan f4 & f5transcript anbefales.
For avspilling direkte i Nettleseren via nettskjema.no anbefaler at vi at du bruker nettleseren Chrome eller Firefox. Ikke alle nettlesere er like gode til å spille av lydfiler. Safari kan blant annet gi utfordringer ved avspilling av lydfilene.
Brukerstøtte og innmelding av feil
Hvis behov for teknisk bistand eller har andre spørsmål om bruk av Nettskjema-diktafonen ta kontakt på nettskjema@usit.uio.no
1. Melde feil til brukerstøtte
Sjekkliste før feil meldes inn:
- Appen er oppdatert til nyeste versjon på min telefon
- Telefonen er startet på nytt etter at feilen oppstod
- Mitt diktafon-nettskjema er satt opp riktig og er ikke endret på etter at det ble tatt i bruk
- Jeg har tilstrekkelig nok lagringskapasitet igjen på telefonen
Om du fortsatt opplever feil med diktafon-appen kan du melde det til brukerstøtte via dette skjemaet (lager RT sak):
https://nettskjema.no/a/melde-diktafon-feil-ny
2. Hvis appen krasjer og du ikke får levert lydfiler til Nettskjema
Sende da gjerne også inn feilsøkingsinformasjon fra appen. Dette gjøres ved å trykke på "Innstillinger" nederst til høyre i appen og deretter på "Feilsøking" > så skal det dukke opp en boks der man kan skrive inn tekst og trykke "Send". Fint om du her kan skrive inn inn RT-saksnummer som du fikk i punkt 1 ovenfor så kobles dette til saken.