Varslingsrutine

Vedtatt av Høgskolestyret 10.12.2024

1. INNLEDNING

Alle ansatte ved Høgskolen i Molde (heretter «høgskolen») har rett til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø, jf arbeidsmiljøloven (aml.) § 4-1. Derfor er det viktig for høgskolen at det er lav terskel for å ytre seg om problematiske forhold i virksomheten og at dette blir fulgt opp på en god måte. Høgskolen oppfordrer til å varsle om mulige kritikkverdige forhold. Ved å varsle gis høgskolens ledelse kunnskap om de kritikkverdige forholdene, og dermed får høgskolen mulighet til å iverksette nødvendige tiltak.

Denne rutinen skal vise høgskolens saksgang, ansvar og oppgaver dersom det oppstår kritikkverdige forhold ved høgskolen. Rutinen beskriver blant annet hvordan man kan varsle, hvem som mottar varslinger og hvordan høgskolen skal håndtere dem. Arbeidsmiljølovens regler om varsling, og denne rutinen, er begrenset til å gjelde kritikkverdige forhold som er brudd på lover og rettsregler, brudd på høgskolens interne, skriftlige etiske retningslinjer og brudd på etiske normer som er bredt forankret i samfunnet. Varsel om andre forhold vil derfor falle utenfor denne rutinen.

2. VARSLING

2.1. Hva kan det varsles om

Arbeidsmiljølovens regler om varsling er begrenset til å gjelde såkalte kritikkverdige forhold, jf. aml § 2 A-3. Det vil si at ikke alle forhold man varsler om blir behandlet etter arbeidsmiljøloven og denne rutinen. Med kritikkverdige forhold menes forhold som er i strid med rettsregler, skriftlige etiske retningslinjer ved høgskolen eller etiske normer som er bredt forankret i samfunnet.

Eksempler på kritikkverdige forhold kan være:

• brudd på lover og regler
• arbeidsforhold i strid med arbeidsmiljølovens krav, f.eks. mobbing, rusmisbruk eller dårlig arbeidsmiljø
• uforsvarlig arbeidsmiljø
• brudd på virksomhetens etiske retningslinjer - eller andre interne regler eller retningslinjer
• svikt i sikkerhetsrutiner
• korrupsjon eller andre økonomiske misligheter
• fare for liv eller helse

Listen er ikke uttømmende.

Konflikthåndtering, trakassering, vitenskapelig redelighet

Selv om definisjonen av kritikkverdige forhold favner bredt, er det en del forhold som ikke automatisk faller inn under arbeidsmiljøloven, for eksempel:

• ytringer om forhold som kun gjelder arbeidstakerens eget arbeidsforhold, for eksempel faglig uenighet, arbeidspress og personalkonflikt.
• forhold som man mener er kritikkverdig kun ut fra private, politiske eller etiske overbevisninger
• beslutninger om budsjettforhandlinger, ansettelser, faglige prioriteringer eller vedtak som har fulgt aktuelt regelverk

For slike varsel skal høgskolens

1. rutine for konflikthåndtering (.pdf)
2. rutine for trakassering  eller
3. retningslinjer for vitenskapelig redelighet

følges.

2.2. Hvem har rett og plikt til å varsle

Alle som har et ansettelsesforhold til høgskolen har rett til å varsle om kritikkverdige forhold, jamnfør arbeidsmiljøloven § 2 A-1.

Andre kan også varsle. Da vil denne rutinen gjelde så langt den passer.

Noen ganger har arbeidstakere også plikt til å varsle, se arbeidsmiljøloven § 2-3. Dette gjelder:

• feil eller mangler som kan medføre fare for liv eller helse
• trakassering, mobbing og diskriminering ved høgskolen
• kollegaer eller studenter som blir skadet eller syke på grunn av forhold ved høgskolen
• forhold som kan påføre arbeidsgiver, ansatte og omgivelsene tap eller skade, jamfør Etiske retningslinjer for statstjenesten

Varsler må varsle straks og så snart hen har blitt oppmerksom på slike forhold, dersom man selv ikke kan rette på det.

2.3. Hvordan kan man varsle

Intern varsling

Hovedregelen er varsling til nærmeste leder, også kjent som "å varsle i linjen", og det oppfordres til å varsle på denne måten.

Dersom det ikke er ønskelig å varsle i linjen, kan man også varsle internt ved å sende varselet til post@himolde.no, via “Si-fra-knappen", personalsjef, tillitsvalgt, verneombud, kollega eller advokat.

Anonym varsling via "Si-fra-knappen" - 

Det kan varsles anonymt via “Si-fra-knappen". Det vil si at mottaker (HiM) ikke kjenner varslers identitet.

Slik varsling vil det imidlertid være vanskeligere for høgskolen å behandle, blant annet fordi det ikke kan følges opp med ytterligere spørsmål til dem saken gjelder.

Ekstern varsling

Det kan varsles eksternt til overordnet myndighet, tilsyns- og kontrollmyndigheter, for eksempel Arbeidstilsynet, Datatilsynet, Politiet, Likestillings- og diskrimineringsombudet eller Riksrevisjonen.

Varsling til allmennheten

Varsler kan også ha rett til å varsle offentlig til allmennheten, for eksempel gjennom media. Det stilles særskilte krav til forsvarlighet for slike varsel, se nærmere om det punkt 2.5. om forsvarlig varsling.

2.4. Hva bør et varsel inneholde

Det stilles ingen krav til innhold eller form til en varsling, og den kan derfor være både skriftlig og muntlig og i det formatet man selv ønsker. Varselet kan også, som over beskrevet, gjøres anonymt.

For å unngå misforståelser ønsker høgskolen likevel at varselet gjøres skriftlig. Dersom et varsel mottas muntlig, skal det uansett skrives ned som et referat. Varsler skal godkjenne referatet før saken behandles videre.

Det anbefales (men kreves ikke) at man har med:

• eget navn (utelates ved anonym varsling)
• eget tjenestested (kan utelates ved anonym varsling
• dato for rapportering
• konkret hva som er observert
• hvem som er involvert
• sted for handlingen
• så nøyaktig tidspunkt eller tidsrom som mulig for observasjonen/hendelsen
• eventuelle vitner
• eventuell kjennskap til tidligere saker som kan ha betydning

2.5. Hvilke krav stilles til et varsel

En varsling skal være forsvarlig både i forhold til høgskolens og de ansattes behov. Dette går både på innhold og form, og det stilles krav til at varsler

• har saklig grunnlag for kritikken
• er i god tro om de kritikkverdige forholdene, altså at man oppriktig er i den tro at de aktuelle forholdene har funnet sted
• har tatt hensyn til ansatte og virksomheten i måten det varsles på
• har vurdert i hvilken grad opplysningene i varselet kan skade virksomhetens omdømme
• ikke varsler på en måte som er trakasserende, unødig sårende eller belastende for enkeltpersoner eller arbeidsmiljøet

Varslingen må heller ikke stride mot lovbestemmelser om taushetsplikt om personlige forhold, eller være ærekrenkende.

Forsvarlighetskrav ved varsling til allmennheten er strengere enn annen varsling. Årsaken til det er at varsling til allmennheten har et mye større skadepotensial enn annen varsling, både for enkeltpersoner og høgskolen.

Det stilles derfor ekstra krav til slike varsler, og disse vilkårene må være oppfylt:

• Det har først vært varslet internt eller til kontrollmyndighet, eller man har god grunn til å tro at denne typen varsling ikke vil være hensiktsmessig.
• Det må være grunn til å tro at det faktisk foreligger kritikkverdige forhold, og varsler bør undersøke de faktiske omstendighetene så grundig som mulig.
• Varselet må gjelde kritikkverdige forhold som har allmenn interesse. 

2.6. Forbud mot gjengjeldelse

Det følger av arbeidsmiljøloven § 2-A-4 at gjengjeldelse eller negative konsekvenser overfor en arbeidstaker som varsler er forbudt. 

Saklige motargument og motbevis regnes ikke som gjengjeldelse. Det samme gjelder sanksjoner bygget på en saklig og forsvarlig vurdering. 

En uforsvarlig eller feilaktig varsling, eller varsling for å skade, vil imidlertid kunne få personalmessige konsekvenser for varsleren. 

2.7. Veiledning

Før man varsler, kan en uforpliktende søke råd og drøfte med interne ressurser, for eksempel verneombud, tillitsvalgte eller ekstern overordnet myndighet. En slik dialog utløser ingen plikt for varsleren til å varsle.
Forskningsetiske spørsmål rettes til viserektor for forskning. Ved generelle spørsmål om arbeidsmiljøloven eller høgskolens rutiner, kan personalsjef eller en av høgskolens personalrådgivere kontaktes.

2.8 Verneombudets særskilte varslingsplikt

Verneombudet har en særskilt varslingsplikt etter aml. § 6-2 (3). Blir verneombudet kjent med forhold som kan medføre ulykkes– eller helsefare, skal verneombudet straks melde fra til de berørte arbeidstakerne på stedet og til arbeidsgiver. Hvis arbeidsgiver ikke gjør noe med slike kritikkverdige forhold innen rimelig tid, skal verneombudet underrette Arbeidstilsynet eller Arbeidsmiljøutvalget.

3.     SAKSBEHANDLING AV VARSELET

3.1. Hvem håndterer varselet 

Uavhengig av hvem som mottar et varsel, skal det straks sendes til postmottak for registrering og oppretting av sak i høgskolens saksbehandlingssystem. 

Postmottak skal ikke ta stilling til hvorvidt meldingen er et varsel etter Arbeidsmiljøloven, men sender i stedet over alle typer meldinger som kan anses å gjelde arbeidsmiljø til rette vedkommende etter denne rutinen.

Postmottak sender bekreftelse til varsler innen én uke om at varselet er mottatt og vil bli behandlet i henhold til høgskolens rutiner. Varsler bør så langt det anses nødvendig, gis informasjon om hvilke rettigheter en varsler har under saksbehandlingen. 

Som hovedregel skal konfidensielt materiale sendes kryptert, via SIKT Filesender.

Postmottak oversender saken til personalsjef. 

Personalsjef skal fordele sakene slik:

Varsel om konkrete ansatte: Leder med personalansvar for den det varsles på.

Varsel mot rektor og høgskoledirektør: Personalavdelingen ved personalsjef.

Andre varsel: Leder for avdelingen som varselet har tilknytning til.

Riktig mottaker er ansvarlig for varselet, og skal vurdere konkret hvem som skal involveres i den videre behandling av saken. 

Antall personer som blir involvert skal begrenses til en så snever gruppe som mulig. Varslers navn skal ikke være kjent for flere enn det som er nødvendig for å behandle saken. 

Dersom nærmeste leder er involvert i saken, inhabil i saken, unnlater å gjøre noe med saken, mangler beslutningsmyndighet eller det ikke er ledere på høyere nivå, skal varselet sendes tilbake til personalsjef for videre håndtering. 

Personalavdelingen er administrativ og faglig støtte i alle varslingssaker. 

3.2. Habilitet og tillit 

Det skal ikke være forhold eller omstendigheter som kan svekke tilliten til om de som undersøker og håndterer varselet er upartiske og uten interesser i saken.

Ansvarlig leder vurderer selv egen habilitet. Ved tvil om habilitet, skal spørsmålet behandles på neste ledernivå. Dersom varselet behandles av øverste leder i linjen, gjøres habilitetsvurderingen av personalsjef. 

Dersom en part fremmer påstand om inhabilitet hos ansvarlig leder, skal avgjørelsen om habilitet gjøres av personalsjef. 

Dersom det ikke er noen habile saksbehandlere i organisasjonen sendes saken til høgskolestyret. Hvis det heller ikke her vil være mulig å behandle varselet innenfor habilitetsregelverket, skal varselet sendes Kunnskapsdepartementet. Departementet vil da gjøre en vurdering av hvem som skal behandle varselet.

Habilitetsvurderingen skal som hovedregel nedfelles skriftlig og lagres på sak. 

3.3. Særlig om varsel mot rektor og direktør

Dersom det varsles på rektor eller direktør, skal saken som utgangspunkt behandles av høgskolestyret.

Styremedlemmene anses ikke å være underordnet styreleder. Høgskolestyrets medlemmer er derfor ikke automatisk inhabile selv om styreleder anses inhabil i behandlingen av varselet. 

Styret skal selv vurdere om styret for øvrig vil være habilt til å behandle et slikt varsel. 

Dersom det ikke er noen habile saksbehandlere i organisasjonen, herunder høgskolestyret, skal varselet sendes Kunnskapsdepartementet, jamnfør punkt 3.2.

3.4. Vurdering av om varselet omfattes av arbeidsmiljøloven og denne rutinen

Personalsjef skal ta stilling til om meldingen er et varsel slik det er definert i aml. § 2A-1 og denne rutinens punkt 2.2. 

Det er innholdet i det forhold det varsles om som avgjør om meldingen skal håndteres som et varsel etter arbeidsmiljøloven og denne rutinen. Det kan dermed hende at en melding som benevnes som varsel, eller avsender ser på som et varsel, ikke blir behandlet som et varsel etter arbeidsmiljøloven. Motsatt kan en melding avsender anser som for eksempel en bekymringsmelding være å anse som varsel om kritikkverdige forhold. 

Vurderingen skal inntas i et internt notat i saken. 

Meldinger som er å anse som varsel etter arbeidsmiljøloven, håndteres i henhold til denne rutinen.

Dersom meldingen ikke skal behandles etter arbeidsmiljøloven, avgjør personalsjef om saken skal behandles videre, og i tilfelle hvordan. Ansvarlig leder skal straks orienteres om avgjørelsen.  Selv om meldingen ikke omfattes av arbeidsmiljøloven, vil det i de fleste tilfeller være behov for videre håndtering av det aktuelle forhold. 

Varsel om åpenbart grunnløse forhold avsluttes uten videre saksbehandling.

Vurderingen skal inntas i internt notat på saken. 

Den som behandler saken, skal orientere varsler om beslutningen, og grunnlaget for den. Som hovedregel skal varsler orienteres om hvordan saken følges opp videre. 

3.5. Varsling til verneombud 

Verneombud eller hovedverneombud har ikke rett til innsyn i saksbehandling, vurderinger og konklusjoner i varslingssaker med mindre de selv er part i saken.

Dersom varslingssaken kan ha betydning for arbeidsmiljøet, skal ansvarlig leder likevel informere hovedverneombud om at det er opprettet varslingssak. Slik kan vernetjenesten være orientert om hvor mange varslingssaker arbeidsgiver mottar, hvilke typer saker dette er, og hvordan disse har blitt løst. Slik kan hovedverneombudet lettere følge opp arbeidsmiljøet på arbeidsplassen, og kan fungere som støtte for verneombudene på de enkelte verneområdene.

3.6. Undersøkelse av sakens faktum ved varsel etter arbeidsmiljøloven

Tidsperspektiv

Ansvarlig leder skal innen rimelig tid kartlegge sakens faktum, og sørge for at saken blir så godt opplyst som mulig, jf aml. § 2A-3 (1).

Hva som skal regnes som «rimelig tid», må vurderes konkret i det enkelte tilfellet, i lys av varselets alvorlighetsgrad, hvor viktig det er med rask avklaring og hvor lang tid det praktisk sett vil ta å undersøke forholdet. Ressursmessige hensyn vil også kunne inngå i en slik vurdering, men varslingssaker skal ha prioritet.

Innholdet i undersøkelsen

Ansvarlig leder skal sørge for at saken blir så godt opplyst som mulig, jamnfør aml. § 2A-3 (1).

Målet med undersøkelsen er å finne ut om påstanden(e) i varselet er riktig, og få tilstrekkelig grunnlag for å ta en avgjørelse i varslingssaken.

Hvilke undersøkelser som må gjøres, og hva som vil være tilstrekkelig undersøkelse, må vurderes konkret. Høgskolen vil ikke ha plikt til å gjøre grundigere undersøkelse enn det varselet saklig sett gir grunnlag for. Dersom det uten videre kan slås fast at et varsel er grunnløst, vil en slik konstatering kunne være nok.

Ved planleggingen av undersøkelsen må det tas stilling til følgende:

•    Hva er målet med undersøkelsen? 
•    Hvem skal involveres? 
•    Hvordan skal disse involveres? 
•    Hvilke spørsmål skal stilles? 
•    Er det laget en tidsplan? 
•    Er det fare for at varsler kan bli utsatt for gjengjeldelse?
•    Kan det gjøres tiltak før saken er undersøkt, med hensyn til at partene skal ha et forsvarlig arbeidsmiljø så lenge håndteringen pågår?

Innhenting av informasjon

Ansvarlig leder skal først gjennomgå de dokument som foreligger i saken.

Dersom gjennomgangen tilsier at man må gjøre ytterligere undersøkelser, skal færrest mulig involveres i saksbehandlingen.

Det vil være naturlig å avholde:

• samtale med varsler, for å få bedre forståelse varselets innhold og uavklarte forhold.
• samtale med omvarslede, for å få frem vedkommende sitt syn på saken (kontradiksjon).
• samtale med eventuelle vitner.
• befaring på steder der hendelsen(e) har skjedd.

Det kan etter disse samtalene være aktuelt å ha ny samtale med varsler, slik at varsler kan svare ut nye opplysninger.

Det skal som utgangspunkt gjennomføres én til én- samtale med de involverte og eventuelle andre som har førstehånds kjennskap til saken. Samtalen er frivillig. De involverte har rett til å ha med støtteperson i samtalen, for eksempel tillitsvalgt. Støttepersonen har taushetsplikt.

Dersom det er enighet om det, kan det gjennomføres møter med flere involverte samtidig.

Forvaltningslovens regler om taushetsplikt gjelder for enhver som er involvert i saken, og på ethvert stadium i saken.

Møtegjennomføring

Møteinnkallinger skal gjøres skriftlig.

Det skal skrives møtereferat fra alle samtalene. Deltakerne skal ha informasjon om at det skrives referat. Videre skal det orienteres om at omvarslede i de fleste tilfeller har tilgang til møtereferatet. Hvis deltakerne er uenige om innholdet i referatet, skal det gå frem i møtereferatet eller eget skriv.

Om varsler ønsker å være anonym, kan arbeidsgiver løse dette ved å lage et anonymisert notat i stedet for møtereferat. Notatet skal beskrive innholdet i varselet som er rettet mot omvarslede. Varsler skal orienteres om at anonymisering kan gjøre det vanskeligere for høgskolen å håndtere varselet, da det kan hindre omvarsledes rett til kontradiksjon.

Loggføring

Ansvarlig leder skal føre løpende logg under saksbehandlingen. Hensikten er å dokumentere hva som er gjort, og underbygge fakta dersom saken senere får juridiske konsekvenser. Før saken er mottatt av ansvarlig leder, føres loggen av personalsjef.

Loggen skal inneholde: 

• Hvilke møter som er avholdt, til hvilket tidspunkt og med hvilke deltakere.
• Hva som er gjort underveis
• Telefonsamtaler og andre samtaler
• Oversikt over skriftlig kommunikasjon, herunder e-poster

Alle dokument i saken, herunder e-poster, legges på sak. 

3.6. Konklusjon

Etter endt saksbehandling, skal ansvarlig leder konkludere med ett av følgende resultat: 

• Det foreligger kritikkverdige forhold
• Det foreligger ikke kritikkverdige forhold, men varselet var forsvarlig.
• Det foreligger ikke kritikkverdige forhold, og varselet anses så uforsvarlig at det må vurderes reaksjoner ovenfor varsler
• Det kan ikke konkluderes

Det vises til anledning til bistand i avgjørelsen fra personalsjef i punkt 3.1 og ekstern bistand i punkt 3.11. 

Konklusjonen skal som utgangspunkt meddeles i møte med sakens parter hver for seg. Det skal tydelig kommuniseres at varslingssaken med dette er avsluttet.

3.7. Tiltak

Ansvarlig leder avgjør om saken skal føre til tiltak, og i tilfelle hvilke. Hvilke tiltak som skal gjøres i saken, er avhengig av hvilket resultat saken har. Det må være saklig grunnlag for de tiltakene som settes i verk.

a) Tiltak som er aktuelle dersom konklusjonen er at det foreligger kritikkverdige forhold

Omvarslede:

Ansvarlig leder skal vurdere en reaksjon ut fra situasjonens alvorlighetsgrad. Aktuelle tiltak mot egne ansatte kan være pålagt veiledning eller oppfølging, muntlig eller skriftlig advarsel, ordenstraff, omplassering, oppsigelse eller avskjedigelse, se Lov om statens ansatte. Det må være saklig grunnlag for de tiltakene som settes i verk

Klagemuligheter følger av statsansatteloven og forvaltningsloven.

Den saken gjelder:

Ansvarlig leder må sørge for at det snarest mulig gjenopprettes et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for den saken gjelder. Ved behov kan ansvarlig leder gi øvrige ansatte instruks om å bidra til å trygge videre arbeidssituasjon.

Høgskolen bør komme med en beklagelse overfor den ansatte.

b) Dersom konklusjonen er at det ikke foreligger kritikkverdige forhold, men varselet var forsvarlig.

Saken avsluttes. Varsler er beskyttet fra gjengjeldelse ved forsvarlig varsling.

c) Dersom konklusjonen er at det ikke foreligger kritikkverdige forhold, og varselet anses så uforsvarlig at det må vurderes reaksjoner ovenfor varsler

Hvis fremgangsmåten ved varsling ikke var forsvarlig, er varsler som er ansatt ved høgskolen ikke vernet av forbudet mot mulig gjengjeldelse. Det skal vurderes om varslingen skal få personalmessige konsekvenser for varsler.

Høgskolen har bevisbyrden.

d) Dersom det ikke kan konkluderes

Saken anbefales eventuelt til frivillig megling eller annen konflikthåndtering, eller avsluttes uten tiltak.

3.8. Avslutning av sak

Konklusjon og tiltak nedfelles i internt notat på sak.
Notatet skal inneholde

• en bekreftelse på at de påstått kritikkverdige forholdene er undersøkt
• informasjon om utfallet
• informasjon om hvilke tiltak som eventuelt skal iverksettes
• informasjon om hvem som skal orienteres om utfallet av saken, og på hvilken måte

Ansvarlig leder vurderer hvem som skal ha denne informasjonen. Det skal vurderes om notatet helt eller delvis skal anonymiseres i den enkelte oversendelse, med tanke på relevant lovgivning. Dette kan være ulikt i forhold til hvem som skal være mottaker av notatet.

Arkivavdelingen orienteres om at saken er avsluttet, og har ansvar for å oversende det ferdige notatet til de ansvarlig leder har listet opp. 

Arkivavdelingen avslutter saken i høgskolens saksbehandlingssystem. Saken skal bevares i henhold til arkivlova og Riksarkivarens forskrift. 

3.9. Evaluering

Varslingsprosessen i komplekse varslingssaker skal evalueres av personalsjef og ansvarlig leder. Med komplekse saker menes for eksempel der det har vært langvarig konflikt, høyt konfliktnivå, uavklarte juridiske spørsmål eller mange involverte.

Vurderingspunkter i evalueringen skal som et minimum være: 

• Hva kan virksomheten lære av varslingssaken?
• Fungerer varslingsrutinen?
• Er det behov for forbedringer?  
• Hvordan skal høgskolen følge opp eventuelle behov for forbedringer. 

Evalueringen lagres i saken. Personalsjef vurderer om evalueringen skal få betydning for f.eks. opplæring av ledere, endring av varslingsrutinen med mer.

3.10. Rapportering

Varslingssaker som kan berøre arbeidsmiljøet, jf. punkt 3.5, rapporteres til AMU.

3.11 Bruk av ekstern bistand

Ansvarlig leder kan i enighet med personalsjef innhente ekstern bistand i komplekse saker.

Med komplekse saker menes for eksempel der det er langvarig konflikt, høyt konfliktnivå, uavklarte juridiske spørsmål eller mange involverte.

Ved ekstern bistand er det viktig at bestillingen på arbeidet er tydelig og at de involverte partene blir informert om bestillingen. Det kan forebygge at partene sår tvil om bestillingens innhold og omfang i ettertid.

4. OPPFØLGING AV INVOLVERTE

4.1. Ivaretakelse av og tilbakemeldinger til varsler

Høgskolen har omsorgsplikt for varsler. Forutsigbarhet og informasjon så langt det lar seg gjøre skal være prioritert.

Innledende informasjon

Varsler skal få bekreftelse på at varslingen er mottatt innen én uke etter at den er mottatt, jf pkt 3.1. Så langt det lar seg gjøre skal varsler få informasjon om hvilke rettigheter man har som varsler, og hva hen kan forvente av videre prosess. Varsler skal gjøres kjent med denne rutinen.

Varsler skal opplyses om muligheten til å kontakte tillitsvalgt eller annen tredjepart ved ønske om bistand og støtte, for eksempel verneombudet.

Tiltak

Saksbehandler skal i samråd med varsler, og med bistand fra personalsjef, straks vurdere tiltak som kan støtte varsler underveis i saksbehandlingsprosessen. Varsler skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Tiltak kan for eksempel være hjemmekontor eller endrede arbeidsoppgaver. Planlegging av tiltak gjøres i samarbeid med varsler.

Innsyn i saksbehandlingsprosessen

Innsyn i prosessen gis de som er parter i saken. I en varslingssak er det kun den eller de som varslingen retter seg mot, eller den saken direkte gjelder, som har rett til innsyn. Dette vil stort sett være omvarslede og arbeidsgiver. Varsler er dermed ikke automatisk part i saken.

Varsler som ikke er part har ikke krav på tilbakemelding eller informasjon om hvordan varselet vil bli håndtert. En varsler som ikke er part, har dermed ikke krav på å få nærmere innsyn i saksbehandlingen eller hvilke vurderinger som gjøres i saken. Manglende innsyn blir fort en tilleggsbelastning for varsler, og uvisshet kan føre til ytterligere varsler. Det blir derfor viktig å gi den som varsler tilbakemelding og informasjon for at han eller hun skal kjenne seg ivaretatt. Om en varsler ikke selv er part i saken, bør det derfor gjøres en vurdering av hvilken informasjon varsler kan og bør få i etterkant av at saken er avsluttet. Det må tas hensyn til konfidensialitet som angår partene i saken. Dreier saken seg helt eller delvis om forhold belagt med taushetsplikt, må disse forholdene ikke avsløres. Offentleglova, forvaltningsloven, personopplysningsloven m.m., kan også begrense muligheten til informasjon.

Avsluttende informasjon

Varsler skal få informasjon når saken avsluttes. Er varsler part, skal varsler få utfyllende informasjon og innsyn i de vurderinger som er gjort, resultatet av saken og eventuelle tiltak. Dette gjelder ikke taushetsbelagte opplysninger, eller opplysninger som av andre grunner skal skjermes.

4.2. Ivaretakelse av og tilbakemeldinger til omvarslede

Forutsigbarhet og informasjon skal så langt det lar seg gjøre skal være prioritert ovenfor omvarslede.

Innledende informasjon

Hvis varslingssaken skal forfølges, skal den/de det blir varslet om, som hovedregel gjøres kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt.

Informasjon om at høgskolen har mottatt et varsel, skal som hovedregel gis muntlig, på en god og trygg måte. Omvarslede bestemmer selv om ytterligere informasjon skal gis skriftlig eller muntlig. Det skal skrives møtereferat fra alle møter.

Omvarslede skal få informasjon om hvilke rettigheter hen har som omvarslet, og hva hen kan forvente av videre prosess. Omvarslede skal gjøres kjent med denne rutinen.

Innsyn

Omvarslede er part i saken, og har partsrettigheter etter Forvaltningsloven. Omvarslede har som part full innsynsrett i all informasjon og dokumentasjon i saken, med unntak av det som eventuelt skal hemmeligholdes grunnet for eksempel taushetsplikt eller fare for bevisforspillelse.

Oppfølging av støtteapparat

Den omvarslede skal informeres om muligheten for oppfølging fra bedriftshelsetjeneste, tillitsvalgt eller andre.

Tiltak

Omvarslede skal ha et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Ansvarlig leder skal i samråd med omvarslede, og eventuelt med bistand fra personalsjef, straks vurdere tiltak som kan støtte omvarslede underveis i saksbehandlingsprosessen. Tiltak kan for eksempel være hjemmekontor eller endrede arbeidsoppgaver.

Avsluttende informasjon

Når saken er ferdig behandlet, skal den det er varslet om straks ha beskjed. Omvarslede skal få utfyllende informasjon og innsyn i de vurderinger som er gjort, resultatet av saken og eventuelle tiltak.

4.3. Ivaretakelse av andre navngitte personer

Ved varsel etter arbeidsmiljøloven som omhandler en annen navngitt medarbeider enn den det varsles om, skal vedkommende i utgangspunktet gjøres kjent med varselet og hvilke opplysninger som er gitt. Vedkommende skal få anledning til å gi sin versjon av saken.

5. VEDLEGG

Roller

6. HENVISNINGER

Arbeidsmiljølovens regler om varsling

Kommunal- og moderniseringsdepartementets retningslinjer

Etiske retningslinjer for statstjenesten

Arbeidstilsynets sider om varsling

Datatilsynets veiledning om varsling i arbeidslivet

Høgskolen har egne rutiner for trakassering